OK MOSS SØKER LØPSLEDERE TIL LØRDAGSKJAPPEN 2014

17-03-13, 22:53
Styret har dessverre ikke klart å finne en assisterende løpsleder til Lørdagskjappen 2013, så mangler derfor løpsleder og assisterende løpsleder til Lørdagskjappen 2014!
Vi søker derfor etter 2 personer som liker en utfordring, organisering og å delegere arbeidsoppgaver.
Lørdagskjappens løpsledelse har følgende arbeidsoppgaver:

2 LØPSLEDELSE
(2 personer, løpsleder og assisterende løpsleder)

2.1 Året før løpet (Innen jul)
- Sette opp forslag til mannskapsliste for hele arrangementet
- Kontakte og få positivt svar om å ta oppgaven fra ansvarlige gruppeledere
- Undersøke parkeringsforhold og om nødvendig leie av grunn på jorder nær arena
- Søke veimyndigheter om tillatelse til parkering på riksvei ved vanskelige værforhold
- Kontakte VDG-komité vedrørende nødvendig kontakt med grunneiere o.l.
- Etablere og vedlikeholde kontakt med oppnevnte kontrollører. Hvis ikke kretsen oppnevner kontrollør må LL oppnevne en i OKM.
- Etablere og vedlikeholde kontakt med Indre Østfold OK
- Bestemme sammensetning av løypelengder, klasser og nivå i henhold til o-kretsens mal for innbydelse i samarbeid med leder sekretariat
- Innkalle til og lede planleggingsmøter
- Lage disposisjonsplan for arena. Tenk hvordan profilere arr. sportslig.
- Sende arenaplan til hjemmesideansvarlig for kunngjøring
- Befare arena og start med gruppeledere
- Avklare meldetjeneste med løypelegger(e) og leder speaker
- Koordinere og fordele nødvendige oppgaver mellom gruppelederne
- Utarbeide foreløpig innbydelse innen ca 15. desember samt distribu¬sjon av denne (hjemmeside)
- Lage endelig innbydelse med klassefordeling, løypelengder og nivå i henhold til statistikk og NOFs arr.reglement (grunnlaget utarbeides av leder sekretariat)
- Gi hjemmesideansvarlig info om tidspkt-karteksempel-terrengsperring.
- Klargjøre rom for doping testing med lett tilgang til toaletter

2.2 Økonomi
- Løpsleder (LL) setter opp budsjett iflg erfaringstall fra tidligere arrangement.
- Alle innkjøp skal klareres av løpsleder. Alt attesteres av løpsleder før det sendes til klubbens økonomiansvarlig (ØA)for utbetaling. Det bør benyttes email med vedlegg.
- Løpskontoret lager eget regnskap for løpsdagen og sender dette til klubb og Løpsleder
- Leder sekretariat sender ut faktura til klubbene. Dette følges opp av ØA og LL og purringer sendes ut etter 2 mnd og eventuelt 4 mnd.
- Det må utarbeides ”svarte-liste” over eventuelle manglende innbetaling etter 2 purringer. Denne sendes til LL for neste lørdagskjapp.

2.3 Perioden januar-mars
- Fortsette kontakten med, kontrollører etc.
- Om nødvendig, skrive avtaler med rettighetshavere til
- Kontrollere nøye at ansvarsområder som har overganger til andre områder er klare, og eventuelt løse problemer
- Påse at g¬ruppelederne utarbeider detaljplaner for sitt ansvarsområ¬de på bakgrunn av denne håndboken. Spesielt når det gjelder utstyrsbehov.

2.4 Siste 14 dager før løpet
- Kontrollere med alle gruppeledere at alle medhjelpere er 100% klar over sine oppgaver.
- Hver gruppeleder forfatter utkast til PM for sitt område (løyper, start, mål)
- Planlegge en innbydende arena (logo, flagg, velkommen m.m.)

2.5 Løpsdagen
- Sjekke at startlister, PM og blankt kart slås opp på informasjonstavle
- Være tilgjengelig hele tiden for spørsmål. Alltid én i løpskontoret
- Være reserve ved fordeling av reserver
-Evt. utdeling av oppmerksomheter

2.6 Etter løpet
- Utarbeide tentativt regnskap på bakgrunn av statistikk og påløpte utgifter
- Oppsummere erfaringer ved møte og skriv
- Sørge for at alt etterarbeid blir avsluttet skikkelig
- Oppdatere denne håndboken etter hver lørdagskjapp, senest i løpet av juli måned. Oppdatere den i dokumentarkivet og sende kopi til neste års løpsleder.
- Glede seg over innsatsen

Ønsker du utfordringen?
Ta kontakt med Monica M. Johansen :)

Tilbake


Kalender

Egentrening Påmeldingsfrister
26.11.19Ås by Night & Fog Cup #2
10.12.19Ås by Night & Fog Cup #3
31.12.19Nyttårsløpet