Brukerverktøy

Nettstedverktøy


instruks:lordagskjappen

Instruks for Lørdagskjappen

Kommentarer basert på årets arrangement kan legges inn her Eventuelt her for 2018: Utfyllingsskjema

1. KLUBBENS STYRE

  • Ha en langsiktig plan for hvor Lørdagskjappen skal arrangeres (5 år)
  • Avklare kart og terreng med kartkomiteen (5 år)
  • Om ønskelig overføre et visst beløp/opprette en konto som løpsleder kan disponere for å dekke større og mindre utgifter (eksempelvis fra salgssjef)
  • Avklare i samråd med løpsledelsen
  • Sammen med IØOK sørge for at innbydelse (eller lignende reklame) deles ut på Blodslitet og på et vårløp
  • Kopi av all e-post til kjappen@ok-moss går direkte til sekretariatet siste uka.
  • Påse at det reklameres for neste års arrangement gjennom oppheng av gammelt kart over neste års løps område på løpsdagen. Det må gå tydelig framgå at kartet gjelder neste års arrangement og ikke dagens kart, som også skal henges opp.
  • Påse at Noreødegården ikke er utleid i dagene før og under arrangementet.

2. Arrangementskoordinator

  • Skaffe løpsledelse – en løpsleder og en løpsleder assistent (løpsleder- assistenten skal normalt rykke opp til løpsleder året etter)
  • Skaffe løypelegger, i samarbeid med styret.
  • Opprette og drifte arrangementet i Eventor i samarbeid med sekretariat.

3. LØPSLEDELSE

(2 personer, løpsleder og assisterende løpsleder)

3.1 Året før løpet (Innen jul)

  • Sette opp forslag til mannskapsliste for hele arrangementet
  • Kontakte og få positivt svar om å ta oppgaven fra ansvarlige gruppeledere
  • Undersøke parkeringsforhold og om nødvendig leie av grunn på jorder nær arena
  • Søke veimyndigheter om tillatelse til parkering på riksvei ved vanskelige værforhold
  • Kontakte VDG-komité vedrørende nødvendig kontakt med grunneiere o.l.
  • Etablere og vedlikeholde kontakt med oppnevnte kontrollører. Hvis ikke kretsen oppnevner kontrollør må LL oppnevne en i OKM.
  • Etablere og vedlikeholde kontakt med Indre Østfold OK
  • Bestemme sammensetning av løypelengder, klasser og nivå i henhold til o-kretsens mal for innbydelse i samarbeid med leder sekretariat
  • Innkalle til og lede planleggingsmøter
  • Lage disposisjonsplan for arena. Tenk hvordan profilere arr. sportslig.
  • Sende arenaplan til hjemmesideansvarlig for kunngjøring
  • Befare arena og start med gruppeledere
  • Avklare meldetjeneste med løypelegger(e) og leder speaker
  • Koordinere og fordele nødvendige oppgaver mellom gruppelederne
  • Utarbeide foreløpig innbydelse innen ca 15. desember samt distribu­sjon av denne (hjemmeside)
  • Lage endelig innbydelse med klassefordeling, løypelengder og nivå i henhold til statistikk og NOFs arr.reglement (grunnlaget utarbeides av leder sekretariat)
  • Gi hjemmesideansvarlig info om tidspkt-karteksempel-terrengsperring.
  • Klargjøre rom for doping testing med lett tilgang til toaletter

3.2 Økonomi

  • Løpsleder (LL) setter opp budsjett iflg erfaringstall fra tidligere arrangement.
  • Alle innkjøp skal klareres av løpsleder. Alt attesteres av løpsleder før det sendes til klubbens økonomiansvarlig (ØA)for utbetaling. Det bør benyttes email med vedlegg.
  • Løpskontoret lager eget regnskap for løpsdagen og sender dette til klubb og Løpsleder
  • Leder sekretariat sender ut faktura til klubbene. Dette følges opp av ØA og LL og purringer sendes ut etter 2 mnd og eventuelt 4 mnd.
  • Det må utarbeides ”svarte-liste” over eventuelle manglende innbetaling etter 2 purringer. Denne sendes til LL for neste lørdagskjapp.

3.3 Perioden januar-mars

  • Fortsette kontakten med, kontrollører etc.
  • Om nødvendig, skrive avtaler med rettighetshavere til
  • Kontrollere nøye at ansvarsområder som har overganger til andre områder er klare, og eventuelt løse problemer
  • Påse at g­ruppelederne utarbeider detaljplaner for sitt ansvarsområ­de på bakgrunn av denne håndboken. Spesielt når det gjelder utstyrsbehov.

3.4 Siste 14 dager før løpet

  • Kontrollere med alle gruppeledere at alle medhjelpere er 100% klar over sine oppgaver.
  • Hver gruppeleder forfatter utkast til PM for sitt område (løyper, start, mål)
  • Planlegge en innbydende arena (logo, flagg, velkommen m.m.)
  • Påse at man har et koordineringsmøte for alle ledere nærmest mulig opp til arrangementet

3.5 Løpsdagen

  • Sjekke at startlister, PM og blankt kart slås opp på informasjonstavle.
  • Være fysisk innom alle stasjoner og se status.
  • Være tilgjengelig hele tiden for spørsmål. Alltid én i løpskontoret
  • Være reserve ved fordeling av reserver
  • Evt. utdeling av oppmerksomheter
  • Sørge for at mannskaper forblir på samlingsplass til alt er over. Medhjelpere bør dimitteres av gruppeleder sammen med løpsleder.

3.6 Etter løpet

  • Utarbeide tentativt regnskap på bakgrunn av statistikk og påløpte utgifter
  • Oppsummere erfaringer ved møte og skriv
  • Sørge for at alt etterarbeid blir avsluttet skikkelig
  • Oppdatere instruksen med erfaringer
  • Glede seg over innsatsen

4. GRUPPELEDER FOR MARKEDSFØRING

Ansvar: Lede følgende ansvarsområder:

  • Sponsor
  • Hjemmeside og Facebook
  • Live
  • Presse
  • Fotograf

4.1 Før løpet

  • Kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til presse og fotograf med spørsmål om de kan være med (i januar). Gi tilbakemelding til løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Orientere funksjonærer om oppgaver og fordele oppgaver
  • Utarbeider detaljplaner for sitt ansvarsområ­de på bakgrunn av denne håndboken.
  • Utarbeide liste for utstyrsbehov for dette ansvarsområdet.

4.2 Under løpet

  • Sjekke at presse og fotograf er på plass
  • Holde seg løpende orientert om at alle kjenner sine oppgaver
  • Veilede og rettlede der det eventuelt er behov og tre inn som reserve hvis det blir nødvendig
  • Kontakte løpsledelse ved ”krise”

4.3 Etter løpet

  • Ansvarlig for at all opprydding, pakking og transport av utstyr blir gjennomført
  • Ansvarlig for at alt utstyr blir (reparert), pakket og lagret i den forfatning slik at det er klart for neste løp.
  • Oppdatere instruksen innen sitt ansvarsområde basert på erfaringer.

(1 person( gruppeleder markedsføring))

4.4.1 Tidligst mulig

  • Skaffe sponsorer til arrangement (Arenareklame, Startnr, Salg, Driftsutg. Premier mm)
  • Søke sponsorer for premier til klasser hvor alle skal ha premie
  • Konsentrering om sponsorer som driver tjenesteyting
  • Utarbeide avtaler
  • Følge opp avtaler
  • Motta eventuelle sponsorartikler og bringe disse til rette person
  • Sende faktura

4.4.2 Etter løpet

  • Sende sponsorene en oppmerksomhet (for eksempel fotokalender)

4.5 HJEMMESIDE OG FACEBOOK

(1 person( gruppeleder markedsføring) evt. en egen administrator for Facebook)

4.5.1 6 mnd før løpet

  • Klargjøre hjemmesiden og Facebooksiden «Lørdagskjappen» iht. utarbeidet norm for innhold.
  • Innhente informasjon fra løpsleder om tidspunkt, sted, kart, sperring av terreng og «reklamebilder» og legge dette inn på sidene.
  • Opprette arrangementet Lørdagskjappen 20XX på Facebooksiden til Lørdagskjappen.

4.5.2 Innen 15.desember året før

  • Legge inn innbydelsen.

4.5.3 Fortløpende

  • Legge inn øvrig informasjon etter hvert som det er klart
  • Legge inn bilder

4.6 Utlegging av LIVE-resultater

(1 person( gruppeleder markedsføring)) Bør ha tilgang til PC med mobilt internett.

4.6.1 Før løpet

  • Lag lenke fra løpssiden (menyvalg = LIVE) til der resultatene legges ut.
  • I eTiming, velg Online>live fra menyen, eller + under løpet-live fra venstremenyen.

4.6.2 Under løpet

  • Resultater oppdateres automatisk fra eTiming

4.7 PRESSEKONTAKT

(1 person)

Ansvarsområde: Serve pressen

  • Planlegge å tilrettelegge forholdene for presse. Se vedlegg fra NOF
  • Sende ut nasjonal pressemelding om løpet mandagen før konkurransen i samarbeid med Indre Østfold OK.
  • Sende ut egen lokal pressemelding om løpet mandagen før konkurransen.
  • Skrive og kopiere opp et presseskriv med fakta om løpet (sted, antall deltagere, terrengtype etc.)
  • Avklare presseparkering nær/på samlingsplass. Behov i 2010: 3 p-plasser.
  • Avtale med sekretariatsleder at 3 startlister for alle med startnummer + to lister med mossedeltagere. Avklare at ytterligere behov for lister kan melde seg.
  • Være behjelpelig med resultater til medier som ønsker det.
  • Ha elitekart tilgjengelig for pressen (fra løypelegger)
  • Ha mat-/drikkebong tilgjengelig for pressen

4.7.1 Etter løpet

  • Sende en kort pressemelding med noen ord og de viktigste resultatene til NTB og landets største aviser, samt til regionsaviser som har løpere som har hevdet seg i toppen i de viktigste klassene
  • Rigge ned utstyr og rydde opp.
  • Levere alt lånt utstyr i samme stand tilbake med takk.
  • Oppsummere erfaringer og rapportere til løpsledelse.
  • Oppdatere instruksen med endringer som bør gjøres for ansvarsområdet.

4.8 FOTOGRAF

(1 person)

  • Ta bilder av arena og løpsterreng før løpet.
  • Få hjemmesideansvarlig til å legge bildene ut på løpets hjemmeside.
  • Ta bilder under løpet. Få med flest mulig momenter som all kategorier løpere, alle arrangementets sider og kart/terreng.
  • Bilden fra løpet må legges ut på løpets hjemmeside snarest samme dag.

5. GRUPPELEDER FOR INFRASTRUKTUR

Ansvar: Lede følgende ansvarsområder:

  • Utstyrkoordinator
  • Parkering
  • Datateknisk utstyr
  • Arena

5.0.1 Før løpet

  • Kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til utstyrskoordinator, leder for parkering og ansvarlig datateknisk utstyr, med spørsmål om de kan være med (i januar). Gi tilbakemelding til løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Gi leder parkering ansvar for å innkalle mannskaper i henhold til mannskapsliste ved varsling senest 2 mnd før løpet. Gi løpsleder tilbakemelding om eventuelt forfall av mannskap og finne eller få tildelt erstatning
  • Planlegge i samarbeid med løpsledelsen
  • Orientere funksjonærer om oppgaver og fordele oppgaver
  • Utarbeider detaljplaner for sitt ansvarsområ­de på bakgrunn av denne håndboken.
  • Utarbeide liste for utstyrsbehov for dette ansvarsområdet.

5.0.2 Under løpet

  • Sjekke at alle mannskaper er på plass (iverksett etterlysning ved behov)
  • Holde seg løpende orientert om at alle kjenner sine oppgaver
  • Veilede og rettlede der det eventuelt er behov og tre inn som reserve hvis det blir nødvendig
  • Kontakte løpsledelse ved ”krise”

5.0.3 Etter løpet

  • Ansvarlig for at all opprydding, pakking og transport av utstyr blir gjennomført
  • Ansvarlig for at alt utstyr blir (reparert),pakket og lagrett i den forfatning slik at det er klart for neste løp.
  • Oppdatere instruksen med erfaringer fra ansvarsområdet.

Generelt: Unngå bruk av røde og grønne merkebånd av hensyn til dem som er fargeblinde.

5.1 UTSTYRSKOORDINATOR

(1 person - kan gjerne være materialforvalter men må avklares….)

5.1.1 Før løpet

  • Kontrollere at materiell på samleliste er på plass og ved behov etterbestille via klubbens arrangementansvarlig eller materiellansvarlig.
  • Motta materiellbestilling fra gruppeledere.
  • Kontroller utstyret og påse at dette er i forventet orden.
  • Utfør eller bestill reparasjon eller utbytting. Koordiner dette med klubbens hyttesjef/materiellansvarlig for klubben.
  • Lage nødvendige låneavtaler med andre klubber, lag, kommune etc.
  • Varsle løpsleder ved behov for større innkjøp som må klareres med styret

5.1.2 Dagen før og på løpsdagen

  • Koordiner utlevering av utstyr til de enkelte bestillere
  • Kontakt løpsleder ved eventuell krise
  • Kriseløser og reserve under løpet

5.1.3 Etter løpet

  • Kontrollere at utstyret er kommet på rett plass og påse at dette er i forventet orden.
  • Rapporter mangler til løpsleder
  • Gi anbefalinger til gruppeleder infrastruktur om forbedring eller anskaffelse av nytt utstyr.

5.2 PARKERING

(10 personer)

5.2.1 Før løpet

  • Leder må kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til parkering med spørsmål om de kan være med (senest 2 mnd før løpet). Gi tilbakemelding til leder for infrastruktur og løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • I samarbeid med løpsledelse, planlegge parkeringsplasser, også for noen busser og presse. Beregne bilantall. Normalt 600 biler ved 1500 deltagere.
  • Avklare parkeringsavgift. Dersom avgift skal kreves må informasjon om dette inn i innbydelsen.
  • Planlegge parkeringsavviklingen i detalj. Kartlegge de forskjellige parkeringsmulighetene på skisser som hver P-funksjonær får utlevert. Alt måles opp slik at hver funksjonær vet hvor mange biler som kan gå inn på de forskjellige plassene.
  • Om nødvendig ha avtalt reserveløsninger på (hoved)veier.
  • Informere veikontor og politi.
  • Anmode alle parkeringshjelpere på å ta med egen gul refleksvest. (Ha noen i reserve)
  • Kontrollere og evt. skaffe nødvendig utsyr til parkeringsfunkjsonærer (P-skilt, anvisere, vester m.m.)

5.2.2 På løpsdagen

  • Merking fra der det er angitt i innbydelsen til parkeringsområdet. Merkemateriell finnes i stabburet på NØG 2. etg.
  • Merke fra parkering til arena med bånd. MERK TYDELIG!
  • Merke godt med skilter før og ved avkjøringene + støttemerking hver 2 – 3 km på lange strekk.
  • Dirigere biler til parkeringsplass.
  • P-avgift innkreves hvis vi har utgifter med parkering.
  • For å unngå unødvendig bilkø og sørge for god flyt tas p-avgiften inn etter at bilene har parkert og helst av personer som kan være der hele tiden
  • Sørge for å ha nødvendig kjøretøy for evnt. tauing disponibel.
  • Om nødvendig skilte og dirigere utkjøring.
  • Avgi personell for andre oppgaver etter hvert som arbeidsmengden avtar.

5.2.3 Etter løpet

  • Ta ned all merking og skilting.
  • Levere p-avgift til løpsleder.
  • Oppsummere erfaringer og rapportere til løpsledelsen.
  • Gi skriftlig tilbakemelding til gruppeleder infrastruktur om endringer som bør gjøres i instruksen for ditt ansvarsområde

5.3 ARENA

(5 personer)

5.3.1 Før løpet

  • Leder må kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til arena med spørsmål om de kan være med (senest 2 mnd før løpet). Gi tilbakemelding til leder for infrastruktur og løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Rigge til arena i samarbeid med andre grupper.
  • Sørge for tilgang til nødvendig elektrisitet og vann.
  • Sjekke størrelser på strømkurser til salg (vaffeljern)
  • Klargjøre eller bygge:
    • Toaletter
      • 12 doer k+m + evt. 10 k og 10 m ved start (Bestilles via f.eks. Sørby Utleie)
      • Antibac beregnet inntil 1800 deltagere.
      • Merkingsbånd.
    • Hvis annonsert med dusj: Klargjøre dusj med skifteområde. H+D
    • Barnepark(utendørsdelen)
    • Sette opp Trimtex telt med gulv 5×10 meter.
    • Klargjøre premieutdeling med telt(hvis utendørs på 3×6 meter) og bord 6m.
    • Klargjøre salgs bod med telt(hvis utendørs på 2x(3×6 meter)) og bord 12m.
    • Klargjøre rom for antidoping Norge m/tilgang til toalett
    • Montere henvisningsstolpe med «merkebånds-start».
  • Avmerke/markere for skifte-telt område.
  • Plassere ut søppelsekker.
  • Sperre av områder etter anvisning.
  • Ta med fra NØG, sperrestøtter, sperrebånd, merkebånd og utvalg av materi­aler.
  • Organisere transport av materiell fra Noreødegården.
  • Ta med resultat-tavlene fra NØG til arrangementssted i samarbeid med resultat ansvarlig
  • Rigge opp bord for saftutdeling.
  • Hente saft til løperdrikke i salget. Skaffe plastkrus,(1500 deltagere) og vann.
  • Bestille container for avfallshåndtering.
  • Hente/låne nødvendig utstyr, koordinert med utstyrskoordinator.
  • Organisere nattevakt hvis det anses som nødvendig
  • Sette opp ”Velkommen” seil, klubbens ”Beach”-flagg og evt. reklame fra NOF ifm NorgesCup

5.3.2 Under løpet

  • Kontrollere doer.
  • Blande og servere løperdrikke.
  • Tømme søppelposer jevnlig.
  • Være tilgjengelig og utstyrt for eventuelle reparasjoner/ut­bedringer.
  • Ta med ”ikke startet” lister tilbake til sekretariatet
  • Organisere frakt av tøy til arena (samarbeid med start gjeng).

5.3.3 Etter løpet

  • Lede arbeidet med opprydding av plassen etter at ALLE har forlatt løpet.
  • Demontere montert utstyr og organisere retur av dette til NØG i samarbeid med de andre gruppene.
  • Organisere tilbake transport til Noreødegården (og andre steder).
  • Fjerne søppel.
  • Sørge for at eventuelt lånt utstyr blir tilbakelevert i god stand.
  • Oppsummere erfaringer og rapportere til gruppeleder.
  • Gi skriftlig tilbakemelding til gruppeleder infrastruktur om endringer som bør gjøres i instruksen for ditt ansvarsområde
  • Glede deg til neste utfordring.

5.4 DATATEKNISK UTSTYR

(1 person)

5.4.1 Før løpet

  • Skaffe nødvendig antall PC-er, 9 stk. Se ellers utstyrsoversikt under kapitlet som omhandler sekretariatet. Avklares med sekretariatsleder.
  • Sørge for at de er koblet opp i et PC-nettverk.
  • Oversikt over fordeling av tilgjengelige pc-er, (Merk at ikke alle nye bærbare PC-er har com- og printerport). Mål-pc-er og printer-pc fordeles først.
  • Nettverkskonfig: Manuell tildeling av IP-adresse (subnet. 255.255.255.0/gateway 192.168.0.1)
  • IP-adresse for sekretariatet: 192.168.0.2 til 192.168.0.19
  • IP-adresse for mål: 192.168.0.20 til 192.168.0.29
  • IP-adresse for speaker: 192.168.0.30 til 39
  • Alle øvrige pc-er/printere bruker adresser fra 192.168.0.101 og oppover
  • Sjekk at alle pc-er har installert samme versjon av eTime. Det anbefales ikke oppdatering etter at basen er laget.
  • Sørge for å ha tilgang på nødvendige skriverdrivere og etiming på minnepinne.
  • Planlegge og merke hva hver enkelt skal brukes til.
  • Installere nødvendige printerdrivere.
  • Skaffe nødvendige printere 1 stor svart/hvit, 1 liten svart/hvit og 1 fargeprinter for kart.
  • I god tid anskaffe ekstra tonerkassetter til printerne om det trengs.
  • Sjekk at PC som er koblet til fargeprinter har OCAD installert.
  • Avtale lån/anskaffe ON-line utstyr. (Emit)
  • Legge opp til online-resultater.

5.4.2 Under løpet

  • Være med i sekretariatet

5.4.3 Etter løpet

  • Ansvaret for å rigge ned alt utstyret og levere det tilbake der det hører hjemme.

6. GRUPPELEDER LØYPER / START

Ansvar: Lede følgende ansvarsområder:

  • Kart
  • Løypelegger(e)
  • Kontrollør (Kan være oppnevnt av kretsen eller NOF)
  • Start
  • Småtroll

6.0.1 Før løpet

  • Kontakte de personene som arrangementskoordinator har pekt ut til løypelegger, leder start og leder småtroll med spørsmål om de kan være med (i januar). Gi tilbakemelding til løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Gi løypelegger, leder start og leder småtroll ansvar for å innkalle mannskaper i henhold til mannskapsliste ved varsling senest 2 mnd før løpet.
  • Gi løpsleder tilbakemelding om eventuelt forfall av mannskap og finne eller få tildelt erstatning
  • Orientere funksjonærer om oppgaver og fordele oppgaver
  • Utarbeider detaljplaner for sitt ansvarsområ­de på bakgrunn av denne håndboken.
  • Utarbeide liste for utstyrsbehov for dette ansvarsområdet.
  • Skaffe startnummer i nødvendig antall (E-klasser), i samarbeid med løpsleder – (reklame)

6.0.2 Under løpet

  • Sjekke at alle mannskaper er på plass (iverksett etterlysning ved behov)
  • Holde seg løpende orientert om at alle kjenner sine oppgaver
  • Veilede og rettlede der det eventuelt er behov og tre inn som reserve hvis det blir nødvendig
  • Kontakte løpsledelse ved ”krise”
  • Organisere leteaksjoner i samarbeid med lege og løpsleder

6.0.3 Etter løpet

  • Ansvarlig for at all opprydding, pakking og transport av utstyr blir gjennomført
  • Ansvarlig for at alt utstyr blir (reparert),pakket og lagrett i den forfatning slik at det er klart for neste løp.
  • Samle erfaringer i sitt ansvarsområde, og skrive rapport med forslag til endringer i organisasjon og håndboka.

6.1 KART

(1 person)

6.1.1 I god tid

  • Utarbeide nødvendige kart iht IOF-norm
  • Sende kart(ene) i digital utgave til:
    • Løpsledelse
    • Løypeleggere
    • Kontrollør
  • Rette opp kartet hvis løypelegger eller kontrollør har bemerkninger

6.2 LØYPER

(1-2 løypeleggere, 6 postutsettere - inntakere)

6.2.1 I god tid

  • Leder må kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til løyper med spørsmål om de kan være med (senest 2 mnd før løpet). Gi tilbakemelding til leder.
  • Bestemme startsted og småtroll samarbeid med løpsledelsen. Obs! Grunneier må gi tillatelse. Fortrinnsvis kort vei til start. N-løyper og direkteløyper bør ha start ved arena. Starsted må ha god plass til «startsluser»/telt, oppvarming for løpere og evt toalett.
  • Legge løypeskisser på papiret før de legges med OCAD
  • Løypeskisser legges frem for grunneier, viltnemnd og kontrollør. Bør være godkjent senest 1. desember. Ta evt. kontakt med VDG før dere begynner å skissere, for å få oversikt over forbudte områder og viltlommer
  • I god tid (4 uker før løpet) levere løyper til kontrollør for kontroll av poster/løyper/traseer. Løyper og poster bør være kontrollert, sjkket i terreng og godkjent av kontrollør senest 2 uker før trykking.
  • Avtal lån av EKT-postenheter i god tid før løpet Bruk godkjente koder! Kodene 66, 68, 86, 89, 98 og 99 er ikke gyldige postkoder.
  • Kontrollere også annet postutstyr i god tid. Gi beskjed om evt. utbedring eller innkjøp til materialforvalter/teknisk ansvarlig. Sjekk hvilke koder som er på bukkene for bruk under løypeleggingen.
  • Merke forbudtområder på kartet
  • Avtale og bestille løypetrykking (2 uker før løpet), med trykking så nær opp til løpsdagen som mulig. Løypefilene i OCAD kan sendes via e-post til løypetrykker i god tid i forveien, slik at alt er klart til trykking.
  • Det er god økonomi i å få flest mulig løyper i A4-format. Kartene kan skjæres til av karttrykkeriet før levering til løype påtrykker.
  • Fra og med 2020 trykkes kart på vannfast papir, tilsvarende trykk testet under KM lang 2019.
  • Postplassering. Markering i terrenget med postkoder på plastbånd. Mål høyder og størrelser i terrenget.
  • Lag postbeskrivelse, både for kartposen og evt. husk meldepostmarkering. Også postbeskrivelse i tekstformat i N- og rekruttløyper.
  • Tegn «masterkart» med postkoder og postbeskrivelser.
  • Tegn løypetraseer samlet + løypevis. Løypene må nummereres. Marker væskestasjon og førstehjelp.
  • Eventuell justering etter at kontrollør har vært i terrenget.
  • Ha ansvar for at kartoriginaler med løyper og postbeskrivelser sendes til trykkeriet. Løypene SKAL nummereres.
  • Klassebetegnelser må være med på postbeskrivelser
  • Postbeskrivelse N-åpen må også skrives i tekstformat
  • Unngå ”dobbel-start”
  • Påse at alle løyper med fri startid har samme startsted
  • Påse at ingen løyper med flere klasser har forskjellig målestokk (gjelder spesielt der det er gjenbruk av løyper)
  • Publikumsposter må være lett synlig fra arena
  • Eksportere løypekoder til tekstfil og sende den til sekretariatssjefen.
  • Gi sekretariatssjefen informasjon om; Avstand til start(ene), ved flere starter – hvilke løyer som starter ved de ulike startene.
  • Bestille nødvendig antall eks.(iht. liste fra sekretariatsleder). Organiser henting av ferdige kart.
  • Kontrollere løypepåtrykk (kfr. kontrollør.)
  • Overlevere kartene til startgjeng som organiserer nedpakking i plastposer
  • Planlegge og gi beskjed til løpsledelsen og leder speaker om evt. meldeposter, førstehjelp­sposter, væskestasjoner og pressepos­ter.
  • Gi løypeinformasjon til sekretariatleder (løypenr-lengde-klasser-postkoder).

OBS! Ved utarbeidelse av klasseoppsett bør det tas hensyn til fordelingen av hvilke klasser som løper hvilke løyper. Dette for å unngå at enkelte løyper får uforholdsmessig mange løpere, dvs. langt startfelt.

6.2.2 Noen dager før

  • Skrive terreng- og løype-PM som sendes løpsledelsen
  • Lage post-, kode- og løypeoversikt til klagemur.
  • Lage løypeoversikt og 3 «blanke» til Røde kors.
  • Gi anvisning (kart/skisse) om merking fra sistepost, til start og rundt sperrede områder til ansvarlige gjenger. Vurdere evt. egen innløpingssluse for E-klasser
  • Organisere utsetting av poster (postgjeng).
  • Merke forbudtområder, gjerder etc. i skogen
  • Lag egne ”sjekk” løyper for gjennomløping på løpsdagen. Vær sikker på at alle postene blir kontrollert. Send løypene til sekretariatssjefen.
  • Stemplingskontroll av løypene sammen med sekretariatslederen når alle postenhetene er samlet på NØG.

6.2.3 På løpsdagen

  • Henge opp startpost
  • Organisere gjennomløping av løyper/poster. Dette betraktes som «viltutdriving», om ikke annet blir forlangt av viltnemda
  • Slå opp løpskartet på arena. Marker inn eventuelle justeringer
  • Sørge for evt. erstatning av poster under løpet (plasseres i sekretariatet)
  • Være tilgjengelig på arena og mobil
  • Ta i mot ros for gode løyper
  • Hvis veskepost: Hente løperdrikke, ferdigblandet av salgsgjeng og bringe dette til veskepost(er). Klargjøre for selvbetjening.

6.2.4 Etter løpet

  • Organisere innsamling av poster sperrebånd og. Disse må tas inn rett etter løpet. Hvis veskepost: Hente emballasje
  • Kontrollere utstyr og levere det tørket tilbake til NØG
  • Levere tilbake lånt EKT så raskt som mulig
  • Gi skriftlig tilbakemelding til gruppeleder løyper/start om endringer som bør gjøres i håndboken for ditt ansvarsområde
  • Glede seg til neste arrangøroppgave

6.3 KONTROLLØR

(1 person) Klubben bør ha en kontrollør, i tillegg kan det oppnevnes en av kretsen eller NOF ifm NorgesCup

6.3.1 I god tid

  • Motta løypeskisser fra løypelegger (1. desember??)
  • Motta løyper og masterkart med alle poster fra løypelegger for kontroll og gjennomløping av poster (4 uker før løpet)
  • Kontrollere løypenes kvalitet slik at de er lagt iht norm
  • Kontrollere vanskelighetsgrad i forhold til klasser og nivå iht norm
  • Kontrollere løypetrykken etter at løypene er trykket
  • Kontrollere postbeskrivelser
  • Kontrollere postbelastning og VDG hensyn
  • Sørge for kontroll av postplassering i skogen (merkebånd), løypetraséer, start/mål, passeringspunkter etc.
  • Gi tilbakemelding til løypelegger(e) ved endringer/feil
  • Avtale evt. gjennomløping med løypelegger(e)

6.3.2 Løpsdagen

  • Delta i gjennomløpning

6.4 START

(1 leder+6 personer hovedstart + 1 til N-Åpen starten + 1 Direkte start)

6.4.1 Før løpet

  • Leder må kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til start med spørsmål om de kan være med (senest 2 mnd før løpet). Gi tilbakemelding til leder for løyper/start og løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Beregne behov for «rekvisita» for 2000 løpere, kontakte utstyrskoordinator i god tid for eventuell bestilling (kasser, plastposer til kart og backup-lapper)
  • Skaffe esker til samtlige løyper. Eskene merkes med løypenummer og klasser (inkludert direkteløyper og N-Åpen)
  • Avtale lån av startenheter (trenger ca. 18 stk. totalt). Kan koordineres løypesjef som låner postenheter.
  • Kart legges i plastposer og sveises. Kontroller at 2 stk sveiseapparater er tilgjengelige. Pakking av kart tar 3-4 timer med 6-7 personer.
  • Kontroller startseil og startklokke (ved behov for ytterligere en digital startklokke kontakt SOL/HSK)
  • Sjekk batterier på klokkene. Skaffe reservebatterier.
  • Lad opp den digitale startklokka.
  • Produsere/bestille trykk av løse postbeskrivelser. (mal bestilles hos løypelegger)
  • Klargjøre oppheng for selvbetjening av postbeskrivelser og lage oversikt over fordeling på stativene.
  • Sørge for at materiell blir hentet på Noreødegården og brakt til startstedene.
  • Avtale inndelingen av kontrollistene med sekretariatssjefen (Normalt delt i 3 grupper)
  • Klargjøre skilt med over­sikt over klasser/løyper for oppheng over start kontroll
  • Klargjøre skilt med over­sikt over klasser/løyper under­veis til start(ene) (inkludert direkteløyper og N-Åpen)
  • Organisere N-Åpen starten avskjermet eller skilt fra øvrig start. Hvis det er over 300 meter til ”hoved start” Bør N-Åpen starten legges nær arena. Gå gjennom løypa på forhånd for å kunne gi veiledning.
  • Organisere direktestart i ”kant” av startfeltet.
  • Merking av direkte start
  • Foreta start etter ”påmeldings kvittering”
  • Drille mannskap

6.4.2 På løpsdagen

  • Rigge til startene: Ekstra postbeskrivelser, startnummer, sperr­inger. Merke til start(ene) fra henviserstativet med merkebånd, etter anvisning fra løypelegger.
  • Rigge opp telt 2 stk 3x6m (18m2), ”bue-telt”: 3m for N-åpen, 2m for Direktestart
  • Legge opp til egen startbås for direkteløyper- separert utenom pipesignal
  • Sjekke/justere armbåndsur mot tidssignal.
  • Hente oppdaterte startlister i sekretariatet for oppheng og kontroll.
  • Klargjøre startplassene med skilting og merking.
  • Sette opp plakater med løyper/klasser på vei til start.
  • Synkronisere startklokkene med målur = tidssignaltid! (Dette skal utføres ved MÅL i samarbeid med sekretariatsleder)
  • Merke til evt. startpost.
  • Henge opp startlister ved startene.(1 stk)
  • Oppropstid vises med digitalt stor ur.
  • Foreta start etter fastsatt prosedyre; opprop 3 min før start. Sjekke brikkenr. det første minuttet, selvbetjening av løse postbeskrivelser det andre minuttet, gå fram til kartet det siste minuttet. Rop ”legg på brikken” 5 sekunder før startøyeblikket.
  • Sørge for startmuligheter for ”for sent” ankommende løpere
  • Kontrollere merking til start.
  • Ha startlister for sjekk av starttid og brikkenummer. Huke av alle løperne som starter og med jevne mellomrom levere ferdig avhukede lister til sekretariatet.
  • Ha rutiner for å tildele ny starttid ved påviste feil fra Ok Moss’ side
  • Ha kontakt med sekretariatet via mobiltelefon
  • Organisere frakt av tøy til arena (samarbeid med arena gjeng)
  • Eget startbord for N-åpen (Kan være plassert nærmere arena)
  • N-åpen må kontakte sekretariatet for å få startlister sortert på navn
  • Det skal være en del ekstra kart kopier i N-åpen som kan gis ut til «følgepersoner”.
  • Ha tilgang til ekstra kart for de klassene som får kart i lagsposer.
  • Eget startbord for Direkteløyper (Kan være plassert nærmere arena)
  • Avtroppende personell henvender seg til løpsleder.

6.4.3 Etter avsluttet start

  • Rigge ned start ETTER at alle har startet!
  • Bringe materiell til Noreødegården, og sette det på plass og i en tilstand slik at det er klart for neste arrangement.
  • Levere lånt utstyr raskest mulig tilbake til eier.
  • Utveksle erfaringer og rapportere til løpsledelsen.
  • Glede seg til neste gang!
  • Gi skriftlig tilbakemelding til gruppeleder løyper/start om endringer som bør gjøres i håndboken for ditt ansvarsområde

6.5 SMÅTROLL

(2 personer)

Deltagerantall på ca 100-140 (2018: 112 stk, 2019: 123 stk) Merk: Noen løper flere runder. :)

6.5.1 Før løpet

  • Leder må kontakte den personen som løpsleder har pekt ut til småtroll med spørsmål om vedkommende kan være med (senest 2 mnd før løpet). Gi tilbakemelding til leder for løyper/start og løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Avtale utarbeidelse av kart med karttegner
  • Legge løyper i samråd med løpsledelse og løypeleggere. Husk at deltagerne har korte bein, finn en snill trasé!
  • Sørge for kopiering/trykking av kart, 150 stk.
  • Skaffe egnede premier/diplomer, 150 stk.
  • Avtale med plassgjeng om nødvendig telt, o.l. – Klubbtelt
  • Emitbrikker skal nyttes. (f.eks. kan treningsløpssatsen brukes)
  • Avklare fordeling av lånebrikker med løpskontoret.

6.5.2 Løpsdagen

  • Henge ut poster og merking. Emitbrikker nyttes.
  • Rigge til og merke start.
  • Legge opp til innløp parallelt med de andre løperne
  • Betjene start fra én time før første ordinære start frem til og med siste start.
  • Innkreve startavgift (kr.20,-) og levere ut premier/dip­lomer.

6.5.3 Etter at alle er i mål

  • Rydde opp og ta inn poster.
  • Gi beskjed om antallet som startet til sekretariatsleder i løpet av løpsdagen
  • Overlevere regnskap til løpsleder og sette overskuddet inn på klubbens konto
  • Gi skriftlig tilbakemelding til gruppeleder løyper/start om endringer som bør gjøres i håndboken for ditt ansvarsområde
  • Glede deg til neste gang!

7. GRUPPELEDER FOR GJENNOMFØRING

Ansvar: Lede følgende ansvarsområder:

  • Løpskontor (med direkteløyper)
  • Sekretariat
  • Speaker
  • Mål
  • Resultater
  • Premier

7.0.1 Før løpet

  • Kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til ledere for løpskontor, sekretariat, speaker, mål, resultater og premier med spørsmål om de kan være med (i januar). Gi tilbakemelding til løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Gi lederne for løpskontor, sekretariat, speaker, mål, resultater og premier ansvar for å innkalle mannskaper i henhold til mannskapsliste ved varsling senest 2 mnd før løpet. Gi løpsleder tilbakemelding om eventuelt forfall av mannskap og finne eller få tildelt erstatning
  • Orientere funksjonærer om oppgaver og fordele oppgaver
  • Utarbeide detaljplaner for sitt ansvarsområ­de på bakgrunn av denne håndboken.
  • Utarbeide liste for utstyrsbehov for dette ansvarsområdet.

7.0.2 Under løpet

  • Sjekke at alle mannskaper er på plass (iverksett etterlysning ved behov)
  • Holde seg løpende orientert om at alle kjenner sine oppgaver
  • Veilede og rettlede der det eventuelt er behov og tre inn som reserve hvis det blir nødvendig
  • Kontakte løpsledelse ved ”krise”

7.0.3 Etter løpet

  • Ansvarlig for at all opprydding, pakking og transport av utstyr blir gjennomført
  • Ansvarlig for at alt utstyr blir (reparert),pakket og lagrett i den forfatning slik at det er klart for neste løp.
  • Samle erfaringer i sitt ansvarsområde, og skrive rapport med forslag til endringer i organisasjon og håndboka.

7.1 LØPSKONTOR (med direkteløyper)

(3 personer + 1 direkteløyper)

7.1.1 Før løpet

  • Leder må kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til løpskontor med spørsmål om de kan være med (senest 2 mnd før løpet). Gi tilbakemelding til leder for gjennomføring og løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Få klubbvis startliste fra sekretariatet sortert på klasse (lett å telle antall kart som skal i lagsposen).
  • Klargjøre lagsposer: Innhold:
  • Startliste for klubben.
  • Kart for alle N-klasser og alle klasser opp til og med 12 år. Løpskartene fås fra startgjeng.
  • Eventuelt reklame.
  • Klargjøre tilstrekkelig antall påmeldingsskjemaer og endringsskjemaer
  • Planlegge klagemur.­
  • Skaffe konkurranseregler og internasjonale regler (på nettet).
  • Orientere seg i opplegget for arkivering, disk-brutt.
  • Få kart hos løypelegger med løyper/poster/koder.
  • I samarbeid med sekretariatet gjøre klar fakturaer for de utenlandske klubbene.
    • Nytt fra LK 2018. Utenlandske løpere må betale kontant. For mye går bort i gebyrer.
  • Rigge i stand løpskontoret. Hvis det er mulig bør det henges opp skilt (Lagsposer, Påmelding direkteløyper, Endringer av påmeldinger, Klagemur) over hver ”avdeling”.
  • Skaffe vekslepenger

7.1.2 Under løpet

  • Dele ut lagsposer
  • Ha tilgang til ekstra kart dersom det mangler i lagsposene
  • Ta i mot betaling fra utenlandske klubber/løpere - Husk Kontant betaling.
  • Salg av ”blanke” kart, Pris fåes av leder kartkomiteen.
  • Ta i mot endringer av brikkenummer, navn, osv. fra løperne (bemannet av 2 stk. fra sekretariatet)
  • Direktepåmeldinger (bemannet med 1 stk. fra direktepåmelding)
  • Svare på spørsmål og henvendelser fra løperne
  • Klagemur:
    • Videreformidle ev. klager, om nødvendig skriftlig.
    • Føre logg med tid, type, startnr, navn, klasse, klubb og resultat av behandlingen.
    • Være serviceinnstilt; løperen KAN ha rett.
    • Sørge for at evt. uregelmessigheter blir notert for senere gjennomgang.
    • Klagemur og Ukjent løper: Klagemuren operativ med tre personer () og to PC-er. Tar imot rettinger av brikkenummer og bytte klasse (om det er vår feil) og ev. etteranmeldinger om vi tillater det. NB! EN person har ansvaret for å legge inn nye løpere.

7.1.3 Etter løpet

  • Levere startkontingenten fra de utenlandske klubbene til løpsleder.
  • Levere startkontingenten fra direktestart til løpsleder.
  • Levere penger fra kartsalget til løpsleder.
  • Gi leder ”løpet” tilbakemelding om endringer som bør gjøres i håndboken for ditt ansvarsområde.
  • Glede deg til neste arrangement!

7.1.4 DIREKTELØYPER

Kartbehov:

  • 5 km: 40 stk, 3 km: 40 stk, 2 km: 10 stk. (2004)
  • 5 km: 32 stk, 3 km: 17 stk, 2 km: 4 stk. (2008)

De som løper direkteløyper inngår i det ordinære løpet med (egen start), mål og resultater, men de melder seg på ved frammøte og løper i egne klasser.

7.1.5 Før løpet

  • Ha klare avtaler med personen på start som har ansvaret for direkteløypene.
  • Lære seg å legge inn påmeldinger i eTime.
  • Sjekke med leder start: Antall klargjorte kart pr løype.

7.1.6 Løpsdagen

  • Hjelpe til å rigge påmelings-PC i løpskontoret.
  • Ta i mot påmeldinger til direkteløypene. Prosedyre:
  • Løperen fyller ut skjema for direkteløyper med; navn, løype, klubb og brikkenummer.
  • Levere ut en kvittering løperen tar med til start som bekreftelse på at han/hun er registrert.
  • Legge inn påmeldingen i eTime.
  • Kreve kontant betaling av løpere fra utenlandske klubber og klubber som ikke er tilsluttet NOF.
  • Få hjelp av andre i løpskontoret ved stor pågang.

7.1.7 Etter at alle er i mål

  • Hjelpe til å rigge ned løpskontoret.
  • Rapportere erfaringer til løpsleder.

7.2 SEKRETARIAT

(3 personer(+markedsleder))

Ansvar:

  • Påmelding.
  • Alt PC-utstyret inkludert mål og speaker.
  • Sekretariatet løpsdagen (inkludert rigging før løpet og rigge ned etter løpet).
  • Resultatene på Internett etter løpet.
  • Opprettelse av arrangementet i Livelox.
  • Resultater til NOF og kretsen.
  • Skrive ut og levere klubbfakturaene til økonomiansvarlig.

Mannskapsoversikt løpsdagen

Antall Rolle Kommentarer
1 Sekretariatssjef Påse at alt går bra. Hjelpe til der det trengs.
2 Løpskontor Tar i mot N-Åpen påmeldinger, endring av brikkenr, navn, osv. før løpet. Klager under løpet. Legge inn ikke startede løpere ved anledning.
1 Ukjent løper Tar i mot endringer før løpet og retter ukjente løpere under løpet. Legge inn ikke startede løpere.
1 Resultatlister og premielister Kjøre ut resultatlister. Kjøre ut premielister. Ha tilgjengelig startliste. Sjekke statistikk over løpere i skogen

7.2.1 Forberedelser

7.2.1.1 Langsiktige – i måneden(e) og ukene før løpet

  • Utarbeide forslag til klasser og løyper som sendes til LL. innen okt.
  • Gjøre avtaler om påmeldingssystem og informere LL
  • Leder må kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til sekretariatet med spørsmål om de kan være med (senest 2 mnd før løpet). Gi tilbakemelding til leder for gjennomføring og løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Sikre forberedelse av påmelding for EntryOnline eller Palisoft på Internett
  • Opprette løpet i eTime (tidtakersystemet).
  • Laste ned klubber og klasser fra Lørdagskjappen på EntryOnline og importere dem i eTime.
  • Koble klasser og løyper i eTime.
  • Få fra løypelegger:
    • Løypekoder og korrekte løypelengder.
    • Avstand til start(ene).
    • Oversikt over hvilke løyper som har hvilken start om det er flere starter.
  • Sette opp skjema/regneark med startrekkefølgen for klassene per løype og første start per løype. Løyper med tradisjonelt liten deltagelse kan starte etter hverandre og dele startenhet. Se vedlegg for oversikt over antall påmeldte de siste årene.
  • Fordele løypene per startenhet
  • Laste inn løypekoder fra OCAD, start og avstand til start på løypene i eTime.
  • Legge inn antall premier i hver klasse.
  • Sette startrekkefølgen per løype.
  • Befaring på arena og i lokalene der sekretariatet skal være. NB! Påse at vinduer kan lukkes opp slik at kabler kan strekkes ut gjennom dem.
  • Programvare, printere og drivere sjekkes
  • Alle aktuelle versjoner av programmer og drivere deles ut i en underkatalog på maskinen der systemfilen ligger (eks …\programmer …\drivere)
  • Installere samme versjon av eTime på ALLE PC-ene som skal brukes. Teste nettverket mot løperbasen.
  • Evt. installere printerdriverne på de PC-ene som skal skrive ut.
  • Lære opp mannskapene/repetere arbeidsoppgavene. Kan med fordel gjøres i forbindelse med at nettverket testes.
  • Avtale lån/bestille Online post(er)

7.2.1.2 Kortsiktige – i uka før løpet

  • Importere påmeldte løpere fra EntryOnline inn i eTime når den ordinære påmeldingsfristen er gått ut. Oppdatere påmeldte løpere annen hver dag.
  • Avtale med arr. koordinator at påmelingene legges ut på Internett.
  • Endre påmeldingsfristen i EntryOnline til etteranmeldingsfristen.
  • Seede E-løpere hvis det skal gjøres.
  • Gi beskjed til løypelegger hvor mange løpere det er i hver løype.
  • Utarbeide liste over antall løypepåtrykk pr. løype på bakgrunn av løps statistikk etter antall påmeldte og egen statistikk over tidligere påmeldte
  • Gi beskjed til premiesjefen hvor mange løpere det er i hver klasse.

4 dager før løpet:

  • Laste ned etteranmeldingen annen hver dag og importer dem inn i eTime.
  • Sjekk at skjema/regneark med startrekkefølgen for klassene per løype ser ok ut i forhold til antall startende i hver klasse.
  • Trekke startlisten 4 dager før løpet .
  • Sjekke at startlistene for E-klassene samsvarer med seeding.
  • Legge startlistene ut på Internett (på nettet onsdag før 12.00, koordinere med arr. koordinator) .
  • Laste ned og importer de siste etteranmeldingene inn i eTime etter at etteranmeldingsfristen er gått ut.
  • Gi beskjed til løypelegger og leder start hvor mange løpere det er i hver løype.
  • Legg ut oppdatert startliste på Internett
  • Gi beskjed til premiesjefen hvor mange løpere det er i hver klasse.
  • Avtale med premiesjefen at det utarbeides tidsskjema for premieutdeling.
  • Stemplingskontroll for å kontrollere enheter – stemple seg gjennom alle løypene FØR postenhetene settes ut i skogen. Husk å avtale tidspunkt med løypelegger.
  • Dagen før løpet (alle lister kjøres ut dagen før løpet).
  • Legge inn de siste etteranmeldingene.
  • Kjøre ut klubblister til lagsposer.
  • Kjøre ut startlister i eliteklassen til speaker.
  • Kjøre ut startlister for oppheng på Start (1 x) og på (1 x) arena
  • Avtale med startsjefen hvordan han/hun vil ha minuttlistene delt opp.
  • Kjøre ut startliste (2 x) + minuttlister til Start. Inkluder ledige på minuttlistene.
  • Kjøre ut separat startliste (2 x) for N-åpen sortert på navn til Start
  • Kjøre ut 6 eksemplarer av startlistene for E-klassene til pressen og to sett til speaker.
  • Legge inn testløypene fra løypelegger og en testløper på hver av dem i eTime.

Teste online-utstyret ”live”, dvs. stemplingskontroll med postenhetene i skogen.

7.2.2 Løpsdagen

7.2.2.1 Før løpet

  • Rigge utstyr, 3 timer før start
  • 3 personer (Resultatlister og Premielister) rigger kabler, dvs. strøm og nettverk. Minst 1 fra mål og 1 fra speaker må møte!
  • 3 personer (Ukjent løper og Klagemur, 2 personer) rigger PC-utstyr i sekretariatet.
  • 1 person (sekretariatssjef) klargjør PC-ene i mål.
  • Synkroniser klokkene på alle PC-ene med startklokka. Spesielt viktig at speaker PC-en er synkronisert med startklokka ellers får speaker feil tider i speakerprogrammet.

3 timer før start

  • Premielister: Legge inn brikkenumrene på testløperne.
  • Rettledning for oppretting av ON-LINE post
  • Koble opp online PC’en
  • Sjekke med løypelegger at online-posten(e) monteres i skogen
  • Koble til mottakeren og starte eTiming. Sjekke at online-postene svarer (at en mottar meling i logg-vinduet).
  • 2 timer før start
  • Starter målklokkene (ansvar: Målsjef).
  • Premielister: Ta i mot testløperne. Sletter løperne og løypene fra eTime etter hvert som de er godkjent.
  • Startlister: Kjøre ut noen eksemplarer av startlistene for E-klassene til pressen og to sett til speaker (kjøres ut dagen før).
  • Kjøre ut startlister til N-åpen sortert på navn

1 time før start

  • Sekretariatsjefen kjøre ut nye minuttlister til startsjefen om det er mange endringer. Inkluder ledige på minuttlistene.
  • Ta backup av eTiming basen og kopier den inn på online-PC’en
  • Starte eTiming og emellom på online-PC’en
  • Være operative. N–Åpen kan starte en time før ordinær start og de første løperne dukker snar opp…

7.2.2.2 Under løpet

  • Sekretariatssjef: Ansvarlig for å legge inn ikke startede løpere.
  • Utstyr: Mobiltelefon
  • Løpskontoret: To personer. Behandler disk og andre klager/spørsmål.
  • Utstyr:
    • En PC
    • Den lille printeren tilkoblet.
    • Postbeskrivelse for alle løypene
    • Kart med alle postene, ev. også et kart med hver løype.
    • Fullstendig startliste
  • Ukjent løper: En person. Rett etter at løpet har startet tar han\hun med seg en av PC-ene fra klagemuren og flytter seg til mål for å ta seg av ukjente løpere. Der kobles PC-en til nettverket og reserve RTR-2 klokka. Denne PC-en og RTR-2 klokka er backup for mål. Når den ukjente løperen er rettet opp flyttes loggfila med det ukjente brikkenummeret til katalogen ”Rettede logger”. Legge inn ikke startede ved ledig kapasitet.
  • Utstyr:
    • En PC
    • Reserve RTR-2 klokka
  • Resultatlister: En person. Server resultatoppheng med resultatlister ca. hvert 20 min. Legge inn ikke startede ved ledig tid. (Hvis mulig i eTime – markere klasser som er ferdige. Tror da at de ikke skrives ut på nytt).
  • Utstyr:
    • En PC
    • Hovedprinteren tilkoblet PC-en
  • Premielister: En person. Server premiesjefen med resultatlister for klasser som er klare til premier. Holder også et øye med statistikkfunksjonene i eTime når klassene er klar til premieutdeling. Har hent at løpere er på loggfila (etime1.log), men ikke registrert i eTime. Trenger startliste tilgjengelig.
  • Utstyr:
    • En PC
    • Den andre store printeren tilkoblet
    • Tidsskjema for premieutdeling

7.2.2.3 Etter løpet

  • Resultatlister: Resultatlister til pressen.
  • Resultatlister på Internett innen rimelig tid. Finne en som kan legge de ut.
  • Alle: Rigge ned utstyret.

7.2.3 Etterarbeid

7.2.3.1 Rapportering

  • Kjøre ut fakturaene til klubbene og gi dem til løpsleder.
  • Lage og levere NOF rapporten (resultatforsiden) til økonomiansvarlig løpsleder.

7.2.3.2 Statistikk

  • Fylle inn årets antall påmeldte og startende i hver klasse i statistikklisten.

7.2.4 Utstyr

7.2.4.1 Forberedelser

  • PC, om mulig med tilgang til Internett og e-post .
  • Gå gjennom IP-adressekart
  • Undersøke tilgjengelige porter på bærbare pc-er (Com, Printer og PS2)

7.2.4.2 Løpsdagen

Antall Utstyr Kommentarer
9PC-er2 i mål (den ene med eTime basen), 1 til disk/brutt (reserve for mål), 1 i klagemur, 1 til premielister, 1 til resultatlister/innlegging av ikke startede, 1 til speaker, 1 til online-post hos speaker og 1 med internett forbindelse til å dumpe live resultater.
2Raske laserprintere1 til resultater, 1 til premielister (backup for resultatprinteren). Sjekke at tonerkassettene har nok toner.
1Farge printerTil ekstra produksjon av kart mm. Sjekk toner.
3PrinterkablerUSB og parallell
3StramkablerTil printerne.
2Hub-erEn hub i mål. Den andre i sekretariatet.
8NettverkskablerTrenger en kabel mellom hub-ene. Lang(e) kabler til speaker.
1Lang skjøteledning eller kabeltrommelTil klagemur.
8Støpsler/strømuttakTil PC-er og printere. Mål er ansvarlig for strøm til mål PC-ene.
1500A4 arkTil utskrift av starlister, resultatlister og premielister.
10SkrivesakerPenner, blyanter, tusjer.

7.2.4.3 Etterarbeid

  • En PC med tilgang til Internett og e-post.
  • Gi skriftlig tilbakemelding til gruppeleder gjennomføring om endringer som bør gjøres i håndboken for ditt ansvarsområde
  • Glede seg til neste arrangement!

7.3 SPEAKER

(3 personer, speaker, ”mål speaker”, 1 mål-assistent, 1 melde-ass.)

Ansvarsområde: Speaker/Meldetjeneste.

7.3.1 Før løpet

  • Leder speaker må kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til speakertjeneste med spørsmål om de kan være med (senest 2 mnd før løpet). Gi tilbakemelding til leder for gjennomføring og løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Avtale disponering/plassering av speakerfasiliteter.
  • Vurdere innleiing av ”proff” speaker sammen med LL.
  • Avtale planlegging av On-line-poster/publikumsposter med løypelegger.
  • Sjekke at bord, stoler,fordelere og speakerbeskyttelse er på plass i vogna og i orden.
  • Avtale posisjoner/terminaler/kabler med ansvarlig for datateknisk utstyr.
  • Kontrollere speakerklokker.
  • Kontrollere høyttalerutstyr med god mikrofon- av/på knapp. 4 høyttalere

fungerte perfekt i 2019. Legge opp til at det er musikkmuligheter

  • Anskaffe nødvendige batterier.
  • Nødvendig arbeidsutstyr vil bl.a. være;
    • sekunderingsur
    • kikkert
    • kontorutstyr
    • lister for notering av tider
    • PM, program
    • tidsskjema m.v.
    • manus for øvrige informasjon.
  • Innhente opplysninger om meldeposter og planlegge melde­tjenes­ten.
  • Planlegge speakerjobben med innsamling av info om løperne.
  • Teste online-post plassering og funksjonalitet i samarbeid med sekretariatet.

7.3.2 Løpsdagen

  • Rigge til speakertårn.
  • Rigge til høyttaleranlegg.
  • Teste/justere høyttaleranlegget.
  • Rigge til datautstyr og sjekke kommunikasjon.
  • «Final test» av alt utstyr.

7.3.2.1 Speaker

  • Være med på å teste høyttaleranlegget.
  • Skaffe seg nødvendig bakgrunnsinformasjon om aktuelle løpere.
  • Gi nødvendig informasjon fra arrangørene til løpere og publikum.
  • Skape en mest mulig trivelig stemning i arrangementet.
  • Motta, sortere og gi meldinger i prioriterte klasser. Ved ledige stunder gi en hvis «tet-oversikt» i øvrige E/A-klasser. Melde om premieutdeling.
  • Når det er naturlig: Ønske folk vel hjem.
  • Gi skriftlig tilbakemelding til gruppeleder gjennomføring om endringer som bør gjøres i håndboken for ditt ansvarsområde
  • Glede deg til neste gang!

7.4 MÅL

(8 personer, evt. 9 hvis kartinnsamling)

De 8 personene bør fordeles slik (ved bruk av to målsluser):

  • 2 styrer løperne utvendig på siden av vogna
  • 2 kontrollerer brikkeavlesingen ved hver sin PC og målklokke
  • 2 deler ut strekktider med minitime-recordere
  • 1 er målfordeler/avløser/ordonnans
  • (1 er problemløser disk og ukjent løper, kan også sitte i sekretariatet)
  • (1 står for kartinnsamling, hvis kartinnsamling)

7.4.1 Før løpet

  • Leder må kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til mål med spørsmål om de kan være med (senest 2 mnd før løpet). Gi tilbakemelding til leder for gjennomføring og løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Påse at målbua er i perfekt stand.
  • Kontroller at nødvendig utstyr er på plass i vogna:
    • Merkebånd, eventuelt plastposer til kartinnsamling, stiftepistol, stiftemaskiner, spiker, hammer, kubein, øks, sag, skrivesaker, papir, blyanter, tusjpenner, sakser, 8 stoler.
    • Stiv plast eller papp til plakater
    • En rull med kraftig lerretstape
    • Gjerdestolper etc. (I samarbeid med plassjef.)
    • Stolper med fot til feste for snitsling av oppløpet på hardt underlag
    • Tre til fire målenheter
    • Tre målklokker med avlesere (To til bruk, Minitime III i reserve
    • Papir til målklokkene
    • Minst to minitime-recordere med papir (Hele ruller for målklokkene har for stor diameter)
    • Lang stang for høyt feste av luftstrekk for datakabler og strømkabel
    • Vaier eller tau til oppheng av kabler over luftstrekk
    • Målseil, eventuelt med stenger for høyt feste
  • Planlegge målområdet/innløping i samarbeid med løpsledere og løypeleggere.
  • Eventuelt rigge opp sperringer og oppheng for kartinnsamling. (Ikke 2008-9)
  • Merke fra siste post. Rydde om nødvendig i oppløpet
  • Klargjøre oppheng for datakabel og strømkabel. (Hvis kommunikasjonen med dataanlegget testes dagen før løpet, må de tas ned igjen. Det er for risikabelt å la de henge ubevoktet om natten)
  • Orientere funksjonærer og fordele oppgaver
  • Avtale prosedyrer for «døde» brikker, ukjente brikker, disk og brutt med sekretariatet.
  • Bringe OKM tidtaker vogn (”peersbu”) til arena tidlig kvelden før løpet
  • DRILLING AV MANNSKAP DAGEN FØR LØPET

7.4.2 På løpsdagen

Målgjengen må møte 3 timer før start for å rigge ferdig + strekke kabler fra sekretariatet

  • Sjekk merking fra siste post(er)
  • Sperre ved målområde. Henge opp kartinnsamlingsposer (hvis aktuelt)
  • Lese av brikke til alle løpere som passerer mål
  • Samle inn backuplapper for løpere med uregelmessigheter; døde brikker, ukjent brikke, og disk/brutt. Merke lappene med brikkenr, startnr (ev navn klasse) + måltid. Bringe disse snarest til sekretariatet.
  • Samle inn kart hvis påkrevd
  • Fjerne sperringer til kartposer ved avtalt tid (hvis aktuelt)
  • Rigge opp bord og strøm til minitimerecordere for utdeling av strekktider
  • Ha med ekstra batteri til minitimerecorder (9V)

VDG registrering ved mål kan kombineres med strekktidsutskriving

7.4.3 Etter sistemann i mål

  • Overlate målklokker til IØOK i følge avtaler.
  • Rigge ned sperringer og utstyr. NB! Først når arrangementet er slutt!
  • Bistå plassgjeng med transport av utstyr til Noreødegården.
  • Drøfte erfaringer og rapportere til løpsledelsen.
  • Glede seg til neste års arrangement!
  • Gi skriftlig tilbakemelding til gruppeleder gjennomføring om endringer som bør gjøres i håndboken for ditt ansvarsområde

7.5 RESULTATER

(2 personer)

7.5.1 Før løpet

  • Leder må kontakte den(eller de) personene som løpsleder har pekt ut til resultattjeneste med spørsmål om den(eller de) kan være med (senest 2 mnd før løpet). Gi tilbakemelding til leder for gjennomføring og løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Produsere klasse-betegnelser ev. avtale å få disse fra sekretariatssjefen. I tillegg gå gjennom rekkefølge og sette av plass slik at hver klasse får tilstrekkelig plass til alle deltakerne på resultatene. (Det går 17 navn pr. ark på resultatlistene, slik at en klasse med 50 deltakere da trenger plass til 3 liggende A4-ark, osv…)
  • Planlegge oppsett av informasjon
  • Sørge for at plast-kasse med stiftemaskiner (inkl. stifter), sprittusj, m.m., pappspiker, hammer, strikker) tas med fra NØG til arrangementssted
  • Samarbeide med arenagjenget om transport av resultat/oppslagstavler
  • Det er praktisk å montere resultat-tavlene kvelden før, men montering av plastlommer og klargjøring kan skje fra klokken 09:30 på løpsdagen

7.5.2 Løpsdagen

  • Henge opp resultatopphenget og sette på plass klasse-betegnelser.(påse at det bare kommer 3 trekanter fra

NØG)

  • Hente startlister, PM, Kart, premieutdelingsplan etc og sette det opp på tavla
  • Henge opp startlister kl 1000 på løpsdagen
  • Hente resultater i sekretariatet og ”henge de opp” Når løpene er i full gang, er det nødvendig å be om nye utskrifter hvert 20. minutt. Vær klar over at alle endringer medfører at nye lister blir skrevet ut. Eks.vis vil man ved start kunne ha 70 påmeldte. Når eksakt antall startende er registerert, kan dette for eksempel utgjøre 68. Dette er en opplysning som fremkommer nederst på resultatsiden, og når dette tallet er oppdatert, oppfatter systemet dette som en ny resultatliste og skriver ut nye lister, selv om løpsresultatene er uforandret fra forrige utskrift.
  • Svare hyggelig på de spørsmål som naturlig blir stilt til de som betjener resultat-tavle. Det betyr at en må være så oppdatert om løpet at en kan henvise videre til rett sted (som oftest Løpskontoret).
  • Ha øre for tilbakemeldinger fra løperne, og melde eventuelle feil fra vår side til rette person

7.5.3 Etter løpet

  • Rydde ned plastlommene, og legge dem i en naturlig rekkefølge, slik at det blir enkelt å sette opp igjen neste gang.
  • Gi skriftlig tilbakemelding til gruppeleder gjennomføring om endringer som bør gjøres i håndboken for ditt ansvarsområde
  • Glede deg til neste gang!

7.6 PREMIER

(5 personer)

7.6.1 På forhånd

Leder må kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til premieutdeling med spørsmål om de kan være med (senest 2 mnd før løpet). Gi tilbakemelding til leder for gjennomføring og løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.

  • Skaffe premier i god tid før løpet (3 uker)
  • Planlegge en premiepall med stil (vel så viktig som enorme premier!)
  • Melde premiepall og bordbehov til plassgjeng. Bord-norm: 2×3 meter. 3 bord er normalt tilstrekkelig.
  • Premieutdeling bør helst plasseres i tilknytning til låsbart rom.
  • Eget bord for premier i nærheten av mål for utdeling i klasser for alle skal ha premie,
  • Telt behov er 18m2 (3x6m) Vurderes av LL.
  • Hente og kontrollere høyttalerutstyr (Eget enkelt anlegg på NØG).
  • Utarbeide premieoversikt.
  • Gi sekretariatssjefen liste over antall premier i de enkelte klasser.
  • Avtale kontakt med sekretariat.
  • Lage tidsskjema for premieutdeling (siste startende + stip. vinnertid + 20 min).
  • Dersom onlineresultater nyttes kan nettbrett være erstatter for papir. Dette avklares med sjef for teknisk utstyr.

7.6.2 På løpsdagen

  • Påse at premiepall og annet utstyr fraktes til arena
  • Sikre at egen PC med printer er tilgjengelig.
  • Pynte premiebordet
  • Sørge for oppslag av premieoversikt.
  • Pakke ut og sortere premier.
  • Slå opp tidsskjema for premieutdeling
  • Dele ut premier ved mål til alle klasser hvor alle skal ha premie.
  • Dele ut premier når premielister er klare..

7.6.3 Etter løpet

  • Rydde opp.
  • Oppsummere erfaringer og rapportere til løpsledelse.
  • Gi skriftlig tilbakemelding til gruppeleder gjennomføring om endringer som bør gjøres i håndboken for ditt ansvarsområde
  • Glede deg til neste gang!

8. GRUPPELEDER FOR STØTTEFUNKSJONER

Ansvar: Lede følgende ansvarsområder:

  • VDG
  • Salg
  • Barnepark
  • Lege/førstehjelp

8.0.1 Før løpet

  • Kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til ledere for Salg og Barnepark med spørsmål om de kan være med (i januar). Gi tilbakemelding til løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Gi lederne for løpskontor, Salg og Barnepark ansvar for å innkalle mannskaper i henhold til mannskapsliste ved varsling senest 2 mnd før løpet. Gi løpsleder tilbakemelding om eventuelt forfall av mannskap og finne eller få tildelt erstatning
  • Være bindeledd mellom løpsledelse og ledere for salg, barnepark og VDG når det gjelder å skaffe nødvendig utstyr. Melde endringer på ustyrsliste til løpsleder
  • Sørge for at ledere for salg og barnepark, samt VDG-ansvarlig får den seneste versjonen av håndboka for sitt ansvarsområde
  • Kontakte lege og hjelpekorps i god tid før løpet (januar), jfr. kapittel 7.4
  • Kontakte utpekt person for VDG-Viltrapportering for løpet har mulighet for å stille opp.
  • Utarbeider detaljplaner for sitt ansvarsområ­de på bakgrunn av håndboken.
  • Avklare strømbehov for kiosken med løpsleder. Helst bør to separate kurser nyttes. (15a)

8.0.2 Under løpet

  • Sjekke at alle mannskaper er på plass (iverksett etterlysning ved behov)
  • Holde seg løpende orientert om alt går som det skal innenfor ansvarsområdene, og evt. iverksette nødvendige justeringer.
  • Kontakte løpsledelsen ved ”krise”.
  • Veilede og rettlede der det eventuelt er behov og tre inn som reserve hvis det blir nødvendig
  • Kontakte løpsledelse ved ”krise”

8.0.3 Etter løpet

  • Ansvarlig for at all opprydding, pakking og transport av utstyr blir gjennomført
  • Ansvarlig for at alt utstyr blir (reparert), pakket og lagrett i den forfatning slik at det er klart for neste løp.
  • Samle erfaringer i sitt ansvarsområde, og skrive rapport med forslag til endringer i organisasjon og håndboka.
  • Telle opp kasse sammen med salgssjef

8.1 VDG / VILTRAPPORTERING

(1 person)

8.1.1 Klipp fra regelverket

Alle arrangører av orienteringsaktivitet skal planlegge og gjennomføre arrangementer med minst mulig skade på naturmiljøet med sitt plante- og dyreliv. Hensynet til naturmiljø og rettighetshavere ved planlegging av o-idrettens aktivitetsformer skal ikke måtte medføre endringer i o-idrettens egenart.

8.1.2 Vinter året FØR løpet

(ansvar klubbens VDG leder)

  • Melde arrangementet inn på aktivitetsplan for OK Moss

8.1.3 Senest 6 mnd FØR løpet

(ansvar klubbens VDG leder)

  • Kontakte grunneiere for aktuelle arealer i samarbeid med løpsleder og løypelegger, med hensikt å tilpasse arrangementet i forhold til VDG hensyn

8.1.4 Løpsdagen

  • Organisere viltrapportering og gjøre nødvendige forberedelser med kart/bord/stoler etc.
  • Viltrapportering plasseres ved strekktid utdeling

8.1.5 Etter løpet

  • Renskrive viltrapporten og levere den til klubbens VDG-leder med kopi til løpsleder
  • Glede seg til neste gang

8.2 SALG

(13 personer)

8.2.1 Før løpet

Leder må kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til salg med spørsmål om de kan være med (senest 2 mnd før løpet). Gi tilbakemelding til leder for Støttefunksjoner og løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.

  • Planlegge og foreta innkjøp av nødvendige varer.
  • Ønsker sponsorer hvis mulig
  • Forskudd hentes hos økonomisjef/kasserer.
  • I samarbeid med løpsleder og leder infrastruktur: planlegge salgs­sted.
  • Planlegge med effektiv køavvikling. F.eks. 3 køer: vipps-kontanter-kort.
  • Organisere kakebaking. Prøv å påvirke kake-type.
  • Sørge for grove rundstykker med salat-ost og skinke. (Et sunt tilbud)
  • Skaffe nødvendig utstyr, kokeplater, vaffeljern, kjeler, 8-10 stikk, pølser 70 kg, vaffelrøre 90 liter, min.vann 47 k, kaffe 5,5 kg pulver, sjokolade 100 kg, sennep, ketchup, syltetøy + div redskaper.
  • Anskaffe saft til løperdrikke. Hentes av arena-gjenget.
  • I samarbeid med plassgjengen: rigge til salgssted og at det tilgang til nok strøm. (2 kurser minimum)
  • Transportere varer/motta leveranser.
  • Trenger 2 atskilte telt (salgsbod og grilltelt) 2x18m2
  • Trenger 3x3m bord

8.2.2 Under løpet

  • Selge med et smil:-)

8.2.3 Etter løpet

  • Rydde opp og sørge for at «restlager» blir tatt hånd om.
  • Returnere varer til leverandør.
  • Sørge for at utstyr returneres til Noreødegården eller andre steder.
  • Telle opp kasse sammen med gruppeleder
  • Føre regnskap for salget, leveres løpsleder.
  • Utveksle erfaringer og foreslå evt. endringer.
  • Rapportere til løpsledelsen.
  • Gi leder støttefunksjon skriftlig tilbakemelding om endringer som bør gjøres i håndboken for ditt ansvarsområde
  • Glede seg til neste gang !

8.3 BARNEPARKERING

(5 voksne personer)

(32 barn ble parkert på Kjappen i 2004, 20 i 2007, 29 barn 2008, 10 barn i 2014 og 6 barn i 2015. Få barn de siste 2 årene kan henge sammen med kaldt/dårlig vær.)

8.3.1 Før løpet

  • Leder må kontakte de personene som løpsleder har pekt ut til Barnepark med spørsmål om de kan være med (senest 2 mnd før løpet). Gi tilbakemelding til leder for Støttefunksjoner og løpsleder om resultatet, og evt. be om å få erstatninger ved forfall.
  • Planlegge løsninger med løpsledelse – helst inne, eventuelt telt (tett og varmt). Positivt med mulighet areal for både ute/inne(event. telt).
  • Avtale med løpsleder om eventuelt telt, do, sperringer,o.l.
  • Kasse med en del leker står på stabburet. Avtale medbringing av leker:

spill, lego, byggeklosser, biler, baller, bøker tegnesaker o.l. for barn fra 2-8 år.

  • Ved kaldt/vått vær trengs varme tepper til barn som fryser.
  • Skaffe startnummer eller lignende for merking av barna (Bruke restnummer fra tidligere løp)

8.3.2 Løpsdagen

  • Hente saft, krus, o.l. ved mål.
  • Sørge for merking og sperringer i samarbeid med plassgjeng.
  • Passe barn fra inntil én time før første start.
  • Føre journal med: Navn, klubb, tid (inntid, forventet hentetid, uttid).
  • Skriv navn på nummerlappene.
  • Sjekke med foreldre om det er noe spesielt å tenke på vedr deres barn, som f.eks. om noen har tendens til å stikke av?

8.3.3 Når alle har gått hjem

  • Rydde opp og rigge ned.
  • Returnere lånt utstyr.
  • Oppsummere erfaringer og rapportere til løpsledelsen.
  • Gi leder støttefunksjon skriftlig tilbakemelding om endringer som bør gjøres i håndboken for ditt ansvarsområde
  • Glede deg til neste arrangement!

8.4 LEGE / FØRSTEHJELP

(1 person)

8.4.1 Før løpet

  • Bestille førstehjelpsorganisasjon og gjøre nødvendige avta­ler. (Dersom Røde Kors, beregne 3 mannskaper)
  • Aktuell org:(Moss Røde Kors hjelpekorps, Kallumvn. 3, 1524 Moss) skriftlig, helst i januar. Inngå skriftlig avtale med organisasjonen
  • Forespørsel til Stina Fasting Risbråthe (tlf. 41902725,
  • e-post:stina.fasting&gmail.com om hun kan være stevnelege (januar)
  • Avtale plassering av hjelpekorpset med løpsledelsen (uhindret utkjøring for ambulanse).
  • Skaffe løpskart til hjelpekorpset
  • Avtale med løpsledelsen å få en o-kyndig til å bistå hjelpekorpset med evt. utrykninger i terrenget.

8.4.2 Løpsdagen

  • Ta imot og anvise plass til hjelpekorpset.
  • Sørge for å etablere kommunikasjonsmulighet mellom hjelpekorps og lege
  • Organisere evt. leteaksjoner i samarbeid med gruppeleder løyper (lagledere har ansvar for å varsle om løpere som fortsatt er i skogen).
  • Holde kontakt med sekretariat/løpsleder når det gjelder tidspunkt for å permittere hjelpekorpset.
  • Skaffe og dele ut ”matbonger” til førstehjelpsorganisasjon

8.4.3 Etter løpet

  • Takke hjelpekorpset
  • Gi løpsledelsen skriftlig tilbakemelding om endringer som bør gjøres i håndboken
  • Glede deg til neste gang.

9. BESTILLINGSLISTE TIL UTSTYRSKOORDINATOR

LØYPER

  • Inntil 100 postskjermer
  • Inntil 100 postbukker
  • ”Målbukk”
  • 3000 meter merkebånd

LØPSKONTOR

  • Skilt, Lagsposer
  • 200 Lagsposer
  • 3 Kvitteringsblokker
  • 5 Esker til lagsposer
  • Stiftepistol m/stifter

START

  • Skilt/Seil, Start
  • Skilt, Start N-Åpen
  • Skilt, Direkte start
  • Merkebånd
  • Startnummer (Leder start bestiller)
  • Materialer for oppheng(selvbetjening) av startnummer
  • Materialer for oppheng av startlister
  • Oppheng/bord for løse postbeskrivelser
  • 3000 backup-lapper
  • 3000 A4 Plastposer til kart
  • 1000 A3 Plastposer til kart
  • 10 Limstifter
  • Stiftepistol m/stifter
  • 50 kasser for kart
  • Plakater
  • Telt 2x18m2 til ordinær start
  • Skiftetelt (3m tunnel til Direkte)
  • Skiftetelt (2m tunnel til N-åpen)
  • EMIT Startklokke (lade ansvar har leder start)
  • 3 ”gml” Startklokker m/batterier
  • Vannfaste tusjpenner til avkryssing av lister
  • 3 stk stivt underlag til listene
  • Stativ til oppheng av startlister, 0,60 x 3.60
  • Staur til div. oppheng (9 stk. x 2.5 m)
  • Plate for startnummer 0,60 x 3.60

SMÅTROLL

  • Skilt, Småtroll
  • ”Regnly” telt
  • Minitime recorder (Treningslpøpssettet)
  • 10 Postskjermer
  • 10 Emit enheter / evt stifteklemmer.
  • 200 A4 plastlommer
  • Saft m/beger
  • Merkebånd

PARKERING

  • Papp-plater
  • Vester (kan bruke egne)
  • Kjøreanvisningspiler
  • Merkebånd

PLASS

  • Spiker, Slegge, Spett, Kubein, Øks og Sag
  • Anvisningsskilt – stolpe med ALLE henvisnings skilt
  • En plate til startlister 120×240. Det var plass til 9 A4 ark.
  • 30 m bord med bukker
  • Sperrestøtter
  • Toalettvogn (Ved behov: låne av Halden/Kongsberg)
  • Dopapir
  • Søplesekker
  • Sort plast
  • Papp plater og tusj for eventuell merking
  • Merkebånd
  • Saftbord med bukker og 2000 drikkebeger
  • Hvis planlagt:
    • Telt for Trimtex(5×10)
    • Telt for Salg(2x(3×6)
    • Telt for Premier(3×6)
    • Telt for Barnepark(3×6)

SPEAKER

  • Telt utarbeidet til speaker. Lagret i tidtagerbu.
  • 5 stoler
  • Høytaleranlegg
  • 220v fordelkontakter (Lagret i tidtagerbu)
  • Reserve batterier til trådløs mikrofon (9v)
  • 2 Speakerklokker

MÅL

  • OKM tidtagerbu (”Peersbu”)
  • 4 Regnly målklokker.
  • Målseil med festetau og stolper ved behov
  • 300m innløpsgjerder med stolper
  • Stolper med for til snitsling ved hardt underlag
  • 400 m merkebånd
  • Sperre tau
  • 220v kabelsnelle
  • 3 stk Regnly målklokker (RTR-2)
  • 3 minitimerecordere (Leder mål er ansvarlig for ladning)
  • Papir til målklokker og minitimerecordere (MTR), 57 mm bredt
  • termisk papir på rull som kan kjøpes hos Binders. Må rulle opp halve rullen til en ny rull siden det er for mye papir på rullen til å passe i MRT-printeren.
  • Ev. 200 Plastposer for kartinnsamling (ikke 2008)
  • Lang stang til oppheng av kabler
  • Tau for diverse oppheng /Nylonsnøre)
  • Materialer for kartinnsamlingsstativ (ikke 2008)
  • Polstringsmateriale til gjerdeport
  • Stiv plast eller papp til plakater
  • 1 rull kraftig lerretstape

RESULTATER

  • 2 ”trekant – opphengstativ”
  • Resultatveggene har plass for 6 lommer/vegg, behov 7 vegger
  • 50 stk Resultatoppheng
  • Stiftepistol m/stifter
  • Hammer
  • Grove pappspiker

SALG

  • Skilt, Salg
  • Nettingbord m/saft
  • Skjøteledninger
  • Vekslepenger
  • Kokeplater
  • Vaffeljern
  • Kjeler

BARNEPARK

  • Skilt, Barneparkering
  • Start-nr m­/sikkerhetsnåler (Kan bruke rester fra tidligere arr)
  • Leker for barn fra 2-8 år
  • Tegne saker som: papir og tegnebøker, fargestifter

SEKRETARIAT

  • Datateknisk / sekretariatet har oversikt og ordner sitt utstyr selv

10. Norm for fordeling Telt – Bord – Farger

TELT

Størrelse Type Funksjon
5×10 Telt&fritid Salg Trimtex
3×6 Telt&fritid Hovedstart
3×6 Telt&fritid Hovedstart
3×6 Telt&fritid Grilltelt
3×6 Telt&fritid Salg kiosk
3×6 Telt&fritid Premier/mål/viltreg.
3×6 Telt&fritid Barnepark
2m Tunnel Direkte start
3m Tunnel N-åpen
2×3 Regnly Småtroll
2,4×3 Militær Speaker
4m Tunnel Egne løpere

BORD

Størrelse Type Funksjon
0,6x3m Anno 2008 Salg
0,6x3m Anno 2008 Salg
0,6x3m Anno 2008 Salg
0,6x3m Anno 2008 Trimtex
0,6x3m Anno 2008 Trimtex
0,6x3m Anno 2008 Trimtex
0,6x3m Anno 2008 Trimtex
0,6x3m Anno 2008 Løpskontor
0,6x3m Anno 2008 Premier
0,6x3m Anno 2008 Premier (direkte)
Campingbord Premier (uavhentede)
Campingbord Viltregistrering
Campingbord Start
Campingbord Start
0,72×2,1 Dør Speaker
1×2 Netting Saftbord

FARGER

Til Fra Farge
Parkering Arena Lys blå
Hovedstart Arena Orange
N-åpen og direktestart Arena Rød
Småtroll Løypemarkering Hvit
Toalett Anviserstolpe Blå
Barnepark Arena Grønn

Tilhengerbehov for transport NØG – Arena og retur:

Arena 4
Resultater 1
Start 1
Speaker 1
instruks/lordagskjappen.txt · Sist endret: 2019/12/03 22:45 av thomas