ORGANISASJONSPLAN FOR 2024

Innledning

Styret i OK Moss ønsker ved organisasjonsplanen å samle alle relevante dokumenter i klubben. Vi har ved arbeidet med planen jobbet med malen fra Norges Idrettsforbund, og har hatt gode diskusjoner om hva vi ønsker skal stå i planen.

Organisasjonsplanen skal være et levende dokument, som vi satser på å jobbe med og oppdatere jevnlig. Selv om planen er som den er pr. nå, så kan vi etter hvert fylle på dokumentet med enda flere områder. Dette er en viktig oppgave for styret å arbeide videre med.

Målet er at dokumentet brukes jevnlig, og at den er til hjelp både for styret men ikke minst også for den enkelte medlem og andre interessenter når en ønsker å få svar på noe i forbindelse med klubben vår.

Grunnlagsopplysninger for idrettslaget

Navn:    OK Moss

Stiftet:    4. mars 1964

Idrett:    Orientering

Postadresse:    Postboks 404, 1501 MOSS

E-postadresse:    leder@ok-moss.no

Bankkonto:    1503 75 49921

Bankforbindelse:    Sparebank 1 Østfold/Akershus

Internettadresse:     http://www.ok-moss.no/

Organisasjonsnummer:    983766188

Anleggsadresse:    Noreødegården

Tatt opp som medlem i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite/NIF:

Registrert tilknytning til Østfold idrettskrets

Registrert tilknytning til Moss idrettsråd

Registrert tilknytning til Norges Orienteringsforbund

Idrettslagets formål

Klubbens formål er ved samarbeid og kameratskap å fremme orienteringsidrett og friluftsliv.

Målsettinger for 2024

TILTAKSPLAN

IDRETTSLAGETS ORGANISASJON

ÅRSMØTET

Årsmøtet er lagets/klubbens høyeste myndighet

Årsmøtet blir avholdt hvert år innen utgangen av mars. 

Protokollen fra årsmøtet sendes til brønnesundregisteret hvor styrets medlemmer oppdateres. Protokollen legges ut på idrettslagets internettsider.

Innkalling til årsmøtet skal skje med minst 4 ukers varsel

Innkalling annonseres på nettet, og sendes til medlemmene.

Innkomne forslag skal være styret i hende 7 dager før årsmøtet.

Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten.

Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet.

Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i vedtektene. 

VALGKOMITEEN

Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen.

Valgkomiteen skal:

å utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode.

å vurdere styrets og komiteenes virksomhet.

se til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling.

å diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning.

å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget.

å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer / nomineringer som kommer til å bli foreslått.

ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag.

før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet.

under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag, samt etter årsmøtet å analysere eget nominasjonsarbeidet.

KONTROLLUTVALG

Kontrollutvalget skal påse at:

⦁    Idrettslagets midler er anvendt i henhold til klubbens vedtekter.

⦁    Idrettslagets midler går til de aktivitetene som årsmøtet har fattet vedtak om 

⦁    Idrettslagets økonomiske disposisjoner er i samsvar med idrettslagets vedtekter 

⦁    Idrettslaget har økonomisk kontroll, internt årsregnskapet og delårsrapporter gir et rettvisende bilde av idrettslagets drift 

⦁    Kontrollutvalget har arbeidsoppgaver som strekker seg utover hva engasjert revisor uttaler seg om og derfor må utføre egen informasjonsinnhenting og kontroller, særlig med hensyn til de tre øverste punktene i listen over.

Styrets funksjon og sammensetning

Styret i OK Moss består av leder, sekretær, leder i økonomikomiteen, leder i orienteringsutvalget, leder i kart- og arrangementkomiteen, leder i hyttekomiteen, barneidrettsrepresentant (leder av UROkråkene) og ungdomsrepresentant.

Styret har følgende oppgaver:

Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i §1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben

Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter

Stå for lagets daglige ledelse, og representere laget utad * Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett

Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse.

KLUBBLEDER

Klubbleder er øverste administrative leder for Orienteringsklubben Moss. Klubbleder (eller den han /hun eventuelt i samarbeid med styret bemyndiger), skal representere OK Moss i de fora hvor vi har møteplikt.

Klubbleder skal dessuten:

  ⦁    Kalle inn til styremøter.

  ⦁    Sørge for gjennomføring av andre vedtektsbestemte møter (eks. Årsmøte).

  ⦁    Sørge for at klubben overholder eksterne forpliktelser.

  ⦁    Sørge for at klubben overholder eksterne tidsfrister.

  ⦁    Påse at klubbens tillitsmannsapparat fungerer etter intensjonene.

  ⦁    Stå som juridisk ansvarlig for klubbens nettsider.

  ⦁    Fordele / Videresende post slik at den når ut til de personene som er ansvarlig for de aktuelle aktivitetene i klubben.

  ⦁    Delegere arbeidsoppgaver iht ansvar og myndighet for øvrig.

  ⦁    Være klubbens pressekontakt.

SEKRETÆR

Sekretærens hovedoppgaver er å ivareta referatfunksjoner på styremøter, årsmøter og andre møter i klubben, holde oversikt over inn- og utgående post, samt fungere som klubbens nestleder.

Sekretær skal dessuten:

  ⦁    Skrive referater fra styremøter, årsmøter og andre møter i klubben som skal refereres.

  ⦁    Fordele referater til styremedlemmer og andre aktuelle medlemmer.

  ⦁    Ved leders fravær fungere som leder.

  ⦁    Koordinere og ferdigstille årsberetning etter innspill fra de øvrige tillitsvalgte.

  ⦁    Utføre andre løpende oppgaver etter vedtak i styret eller pålegg fra klubbens leder.

  ⦁    Hente og videresende post slik at den når ut til de personene som er ansvarlig for de aktuelle aktivitetene i klubben.

  ⦁    Være vararepresentant / stedfortreder for økonomileder ifm politiattester i idretten.

Sekretær skal også besørge blomsterhilsen til klubbens jubilanter. Alle klubbens medlemmer overrekkes en blomsterhilsen det året de fyller 50 eller 75 år. (Ordningen gjelder ikke støttemedlemmer). Selve overrekkelsen skal primært skje ifm tilstelningen ved klubbhuset i etterkant av MM Lang.

ARKIVAR

Lokalavisenes omtaler av OK Moss, eller dets medlemmer, sakes ut og settes inn i utklippsbok. Treningsløp, konkurranser, arrangementer etc. likeså.

WEBMASTER

Vedkommende har løpende ansvar for klubbens nettsider.

Webmaster skal:

Administrere klubbens domene og klubbens hjemmeside.

Ajourholde informasjon og ha overordnet oppsyn med at hjemmesidens innhold samsvarer med klubbens drift og intensjoner for øvrig.

Sørge for at upassende opplysninger ikke blir liggende på klubbens nettsider, og at foreldet / feil informasjon blir fjernet..

LEDER HYTTEKOMITÉ

Leder for hyttekomiteen har som hovedoppgave å styre drift og vedlikehold av klubbens lokaler og inventar (foruten løpsteknisk utstyr) på Noreødegården, lede hyttekomiteen og organisere bruken av lokalene.

Leder Hyttekomité skal dessuten:

  ⦁    Være kontaktperson overfor klubbens medlemmer og utenforstående vedrørende bruken av klubbens lokaler på Noreødegården.

  ⦁    Sørge for innkjøp av nødvendige forbruksartikler (Såpe, toalettpapir, vaskemateriell m.m.)

  ⦁    Holde orden på nøkler til klubbhuset, og bestilling av nye ved behov.

  ⦁    I samarbeid med hyttekomiteen styre det enklere vedlikeholdet av bygningsmassen.

  ⦁    I samarbeid med hyttekomiteen komme med innspill til styret om kostnadsmessige utbedringer og innkjøp av nødvendig materiell til klubbhuset.

  ⦁    Innkalle til dugnader for klubbens medlemmer etter behov og sørge for organiseringen og nødvendig utstyr til disse.

  ⦁    Organisere bruken av lokalene og administrere utleie til både klubbens medlemmer og utenforstående.

Vaktmester gruppen

Bistår med diverse vedlikehold aktiviteter på NØG.

MATERIALFORVALTER

Materialforvalter ligger innunder leder hyttekomité og har sine oppgaver knyttet til ikke-teknisk arrangementsutstyr.

Materialforvalter skal:

  ⦁    Vedlikeholde oversikt over arrangementsmateriell.

  ⦁    Sammen med hyttekomiteen holde styr på lagring av materiell på Noreødegården.

  ⦁    Fremme forslag til styret ved behov for anskaffelse av nytt arrangementsmateriell.

  ⦁    Ha rollen som materialkoordinator for Lørdagskjappen

SPORTSUTVALG/SPORTSLIG LEDER

Sportslig leders hovedoppgave er å lede sportsutvalget. I sportsutvalget inngår urokråkeansvarlig, , ansatt trener for ungdom/junior og ansatt trener for nybegynnere. 

Sportsutvalget har ansvar for fellestreninger (unntatt arrangement av treningsløp) og treningssamlinger, samt all løpsdeltagelse og oppfølging av det sportslige på alle nivåer, inkludert uttak av stafettlag.

Sportsutvalget oppdaterer årlig klubbens målsetting/tiltaksplan. Sportsutvalget planlegger, bestiller og utnevner reiseleder til klubbens fellesturer, store stafetter, større løp, Unionsmatch, Hovedløp/O-landsleir, O-idol, NM (Jr.), Norgescup (Jr.) og treningssamlinger. Ansvaret omfatter planlegging, budsjettering og påmelding, samt bestilling av transport og overnatting. Målet er at alle deltagere/løpere skal få en god opplevelse.

Sportsutvalget skal sørge for å få til sosiale aktiviteter for ungdommene for å bygge opp et godt samhold og miljø, og dessuten jobbe for at de får sportslig utvikling hvert år.

Sportslig leder følger opp trenere og deres fakturering av treningsarbeidet for klubben per måned. 

Sportslig leder skal identifisere eventuelle uttaksløp. 

Egenandel for fellesturer, store stafetter, treningssamlinger og deltagelse på NM og Norgescup (junior og senior) foreslås av sportsutvalget og fastsettes i det årlige budsjettet. Leder på NM og Norgescup for Junior og Senior, utpekt av sportsutvalget, får reise og opphold dekket. Kjøregodtgjørelse dekkes i hht statens satser uavhengig av antall passasjerer. 

Urokråkeansvarlig

  ⦁    Følge opp UROkråkene på treninger og viderebringe innspill til ansatte hovedtrenere.

  ⦁    Sørge for at det blir arrangert sosiale aktiviteter for ungdommene for å bygge opp et godt samhold og miljø, og dessuten jobbe for at alle får en sportslig utvikling hvert år.

  ⦁    Sørge for at de eldste UROkråkene blir engasjert i ansvarsoppgaver.

  ⦁    Sørge for at informasjon om stafetter, Mossemesterskap og ungdomsrelaterte løp når ut til UROkråkene.

  ⦁    Være behjelpelig med påmeldinger til løp for de som ikke klarer det selv.

  ⦁    Motivere UROkråkene til å delta på løp, treninger, samlinger og klubbturer.

  ⦁    Bistå i klubbens rekrutteringsarbeid

  ⦁    Ansvaret for Poengjakten og at nettside med info. er oppdatert

Trenere

SOM TRENER I OK MOSS SKAL DU BIDRA TIL:

Mestring, selvstendighet og tilhørighet for utøveren

Positive erfaringer med trening og konkurranse

Å fremme et godt sosialt miljø, lagånd og vennskap

At utøvere skal kunne drive idrett i andre avdelinger

Samarbeid og god kommunikasjon med andre trenere, ledere og foreldre

Vær et godt forbilde

Møt presis og godt forberedt til hver trening

Som trener er du veileder, inspirator og motivator

Bry deg litt ekstra og involver deg i utøverne dine

Bli kjent med utøvernes individuelle mål og opplevelser av treningen

Søk å utvikle selvstendig vurderingsevne hos utøveren

Vis god sportsånd og respekt for andre

Vær bevisst på at du gir alle utøverne oppmerksomhet

Enhver utøver eller gruppe skal utfordres til å utvikle sine ferdigheter

INNHOLDET I TRENINGEN SKAL VÆRE PREGET AV:

En målrettet plan

Progresjon i opplevelser og ferdigheter

Stadig nye utfordringer slik at utøveren flytter grenser

Effektiv organisering

Saklig og presis informasjon

Kreative løsninger

Fleksibilitet ved problemløsning

Som trener er du ansvarlig for god kommunikasjon

LEDER KART- OG ARRANGEMENTSKOMITÉ

Lederens hovedoppgave er å oppdatere kartproduksjonen 

Leder kart- og Løypekomité skal dessuten:

Sørge for at vi til enhver tid har oppdaterte kart

Utarbeide rulleringsplan for kartrevisjon

Vurdere å igangsette kartprosjekt over nye områder i samarbeid med VDG-leder.

Påse at kartarbeidet foregår innenfor de budsjetterte rammer

Søke spillemidler til kartproduksjon

Vedlikeholde en oversikt over aktuelle samlingsplasser i forhold til kart.

Inspirere til deltakelse på møter og kurs

Bistå med utskrift av kart. Sørge for at klubben har tilstrekkelig forbruksmateriell.

LEDER VDG-KOMITÉ

(VDG = Kontakt og samarbeid om Vegetasjon-, Dyreliv- og Grunneierspørsmål)

Lederens oppgave er å sørge for at VDG komiteen bidra til at klubben forholder seg til-, og følger opp innholdet i ”Avtale om retningslinjer for o-idrettens forhold til naturmiljø og rettighetshavere”.

Leder av VDG-komité skal dessuten sørge for at:

Komiteen fungerer som klubbens primære kontakt mot berørte parter i VDG-sammenheng.

Komiteen inviterer grunneierlag, viltnemder og andre relevante forvaltningsorganer til møter med informasjon og meningsutveksling om treningsløp, tur-o og arrangementer for kommende sesong. Møtet skal avholdes 1. kvartal hvert år.

Komiteen informerer styret om resultatet av kontaktmøter og mulige konfliktsituasjoner som kan oppstå.

Vedlikeholde en kontaktliste (navn, funksjon, adresse, telefon, e-post) i forbindelse med lån av samlingsplasser og grunneiere.

Komiteen før større arrangement (Lørdagskjappen etc.) tar initiativ til-, og bidrar til at det opprettes en kontakt mellom løpsledelse/løypeleggere og berørte grunneiere.

ARRANGEMENTKOORDINATOR

Arrangementskoordinator har sine oppgaver knyttet til arrangement og gjennomføringen av disse.

Arrangementskoordinator skal dessuten:

Fremme forslag til styret om anskaffelse av nødvendig fast arrangementsmateriell ved behov.

Vedlikeholde ”Arrangørhåndbok” for våre arrangementer.

Avtale villighet, og opprette liste over løpsledere, løypeleggere for våre arrangement i en 1-3 års periode

Vedlikeholde en funksjonær/kompetanse- liste (Excel med filtrering)

Følge opp opplæring og rullering i viktige arrangementsroller.

Finne løypeleggere til klubbens årlige løp.

Fylle en rolle som ”mentor” for løpsledere og ledere for de enkelte ansvarsområdene i våre arrangement.

ANSVARLIG FOR TUR-ORIENTERING

Tur-O-ansvarlig skal organisere og ha ansvar for hele gjennomføringen av tur-orientering i Moss og omegn. Oppgaven styres helst gjennom en tur-o-komité på 2-3 medlemmer, slik at det er mulig med en fornuftig arbeidsdeling.

Ansvarlig for tur-o skal:

Etter avsluttet Tur-o sesong utarbeide forslag til nye tur-o områder som skal benyttes der påfølgende år, og orientere leder av VDG-komité om dette, slik at dette er klart før møtet med grunneiere og viltmyndigheter som finner sted i 1. kvartal.

Utarbeide komplett tur-o-konvolutt, med:

Kart med poster og postbeskrivelser

Oversiktskart som viser områdeoversikt over hvor man finner tur-o i Moss m/ omegn

Stemplingskort med postbeskrivelser

Informasjonsskriv om årets tur-orientering og info om hvor kortene kan returneres

Kort brosjyre med info om o-sporten og evt sponsorbilag hvis avtale inngås

Sørge for trykking / klargjøring av tilstrekkelig antall konvolutter.

Gjøre avtale med utsalgssteder for tur-o-konvolutter (Se på fjorårets arr. slik at man kan holde en viss kontinuitet i forhold til salgssteder)

Kontakte presse i forkant av tur-o-oppstart slik at man kan få litt oppmerksomhet rundt tur-orienteringen.

Gjennomføre avslutningskveld på Noreødegården på høsten (dato bør bestemmes så tidlig at det fremgår av informasjonen i konvolutten hvor og når dette skjer)

Sørge for at postflagg og tenger er på plass i skogen hele den annonserte perioden

Vedlikeholde postmateriell og kjøpe inn nytt ved behov.

Vedlikeholde info om arrangementet på turorientering.no 

Lage lister over deltakere med kontrollkort og nett-registrerte før utdeling av plaketter og merkesalg

Føre statistikker over tur-o salg og deltakeroversikter

Jobbe aktivt for å videreutvikle tur-orienteringen spesielt og o-sporten generelt

STOLPEJAKTANSVARLIG

- Definere kartområder til stolpejakt i alle de fire kommunene, Moss, Våler, Vestby og Råde. Sørge for en rulleringsplan slik at tilbudet varieres fra år til år.

- Hovedansvaret for planlegging, gjennomføring av stolpejaktsesongen.

- Lage kontrakt med stolpejaktforeningen ut i fra antall kart. (gjøres hvert år)

-Planlegge  antall stolper, stolpeplasseringer, definere vanskelighet nivå på stolpene.

-Koordinere med VGD komiteen/kartansvarlig i forhold til kart som blir brukt til stolpejakt.

-Laste opp kart og nødvendig informasjon via stolpejaktforeningens sider.

- Klargjøre gamle stolper, evt. skaffe en sponsoravtale med et byggevarehus om nye stolper/strips.

- Sende inn søknader til kommunene om økonomisk støtte til tiltakene, søke midler hos stiftelser. 

- Skaffe sponsorer til hvert kartområde.

- Laste opp informasjon om sponsorer/samarbeidspartnere på stolpejaktens sider.

- Bestille dekaler fra stolpejakten.

- Sette ut stolper og kvalitetsikre plasseringer.

- Kvalitetsikre at kart og stolper er klarer til lanseringsdato i appen.

- Sørge for løpende informasjon i stolpejakten i Moss og omegns facebooksider, samt på OK Moss sin hjemmeside.

- Vedlikeholde stolper underveis gjennom sesongen.

- Svare på henvendelser som kommer inn  via facebook/hjemmesidene.

-Organisere innplukking av stolpene ved sesongslutt

Løypeleggere

Hensikten med ansvarlig for løypeleggere er å utvikle klubben kompetanse på løypelegging. 

Gi støtte til nye løypeleggere

Arrangere temakvelder for løypeleggere.

Løpsteknisk

Ha kontroll med klubbens løp teknisk utstyr:

Lisenser til EMIT og Brikkesys

Tidtaker utstyr

Treningsløp

Treningsløpene skal gi et varierende tilbud til klubbens medlemmer gjennom sesongen med faste torsdagsløp. 

Løpene kan tilpasses tema som passer med konkurranser som kommer. 

Sammen med arrangementsansvarlig planlegges treningsløpene i sesongen. 

Det skal velges kart, løpsansvarlig og løypelegger. Informasjonen publiseres på klubbens hjemmesider.

VDG skal informeres innen XX om kartene og dato for løpene.

UNGDOMSREPRESENTANT

Ungdomsrepresentantens oppgave er å bringe informasjon fra styret til ungdommene og si ungdommens meninger til styret. Ta opp temaer som ungdommene i klubben synes er viktige.

ØKONOMILEDER

Økonomileder er ansvarlig for den økonomiske driften av klubben. Denne skal sammen med kasserer legge frem periodiske regnskap og budsjetter, og har det overordnede ansvar for at klubbens regnskapsføring er iht de til enhver tid gjeldende bestemmelser.

Økonomileder skal videre:

  ⦁    Sørge for i samarbeid med leder at klubben sender inn søknader om tildelinger av midler fra private og offentlige.

  ⦁    Fremlegge halvårs- og årsregnskap for klubbens styre og årsmøte.

  ⦁    Ha ansvar for klubbens ajourhold av politiattester iht off. pålegg fra 1.1.2009.

  ⦁    Melde fra når man oppdager budsjettoverskridelser eller andre betydelige avvik som vil kunne ha følger for den daglige drift av klubben.

  ⦁    Være klubbens ressursperson i økonomisaker og stille på møter som tar for seg fagområdet regnskap / økonomi.

  ⦁    Være pådriver for at klubben skal kunne få dugnader / andre inntektsbringende oppgaver.

  ⦁    Lønn til trener

KASSERER

Kasserers oppgave er å bokføre klubbens regnskap i samsvar med de regler som til en vær tid er gitt av Norges Idrettsforbund og Olympiske Komité og av klubbens vedtekter.

Kasserer skal dessuten:

  ⦁    Inneha bankfullmakt, være oppført som primærbruker i regnskapssystemet og foreta samtlige utbetalinger for klubben.

  ⦁    Sørge for at samtlige bilag inneholder de nødvendige opplysninger.

  ⦁    Påse attestasjon av bilag med unntak av løpsavgifter og faste leieforhold.

  ⦁    Sørge for bokføring av alle ut og innbetalinger.

  ⦁    Avstemme regnskapet løpende.

  ⦁    Sørge for innkreving av løpsavgifter ifm våre løp.

  ⦁    I samarbeid med den ansvarlige for ajourhold av medlemsregisteret, løpsregnskapet, tur-O, klubbhus, klubbtøy og samlinger - følge opp innbetaling og andre fordringer som klubben har.

  ⦁    I samarbeid med økonomileder og styret, sørge for at klubbens regnskapssystem fungerer etter intensjonene.

Løpsregnskapsfører

Løpsregnskapsfører har følgende oppgaver:

  ⦁    Sjekke at fakturaer for løpsavgifter ikke inneholder andre løpere enn våre egne og at det ikke er krevd etteranmeldingsavgift for løpere opp t.o.m. 12 år. 

  ⦁    Sjekke at krav om løpsavgift er i samsvar med det beløp som er oppgitt i løpets innbydelse.

  ⦁    Holde løpende oversikt over refusjonskrav til medlemmene (startkontingent, etter-anmeldingsgebyr, ikke-start, brikkeleie og evt. andre utlegg).

  ⦁    Sende refusjonskrav pr. løper/familie på standardisert pdf-fil til kasserer 1-2 ganger pr. år

  ⦁    Føre statistikk over individuelle starter fordelt på alder (-16 og 17-)

ANSVARLIG FOR MEDLEMSREGISTER

Ansvarlig for medlemsregisteret skal sørge for alle nyinnmeldinger i klubben, samt løpende ajourhold over medlemmers adresse, telefonnummer og e-postadresser.

Videre skal ansvarlig for medlemsregister:

  ⦁    Sammen med kasserer sørge for at det utstedes bankgiroer med medlemskontingenter til alle medlemmer.

  ⦁    Bistå kasserer og andre med opplysninger som de trenger i utøvelsen av sine verv i klubben.

Spons og søknader

Spons og søknad medlemmene bistår økonomiansvarlig med søknader og sponsoravtaler.

Årshjulet identifiserer tidspunkter for faste søknader.

Søknader skal arkiveres.

Tilsagns arkiveres, og eventuelt krav om rapportering skal følges opp ansvarlig søker.

Alle søknader skal logges på registeret. 

Medlemmer

Medlemskap i OK Moss er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha vært tilsluttet idrettslaget i minst 1 måned og ha betalt kontingent.

Medlemskap i OK Moss kan opphøre ved utmelding, stryking eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt.

Strykning kan finne sted av medlem som ikke har betalt kontingent inneværende år. Medlem som strykes kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side Ved innmelding bør medlemmene fylle ut »Skjema for innmelding». Dette for å få et bra og oversiktlig medlemskartotek. Medlemskontingent blir sendt ut fra klubben sin kasserer.

Forsikring

Idrettsforsikring for barn

Alle barn som er medlem av lag tilsluttet Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) eller som deltar i organisert aktivitet i klubbens/lagets regi er forsikret gjennom Gjensidige barneidrettsforsikring.

Forsikringen omfatter barn til den dato de fyller 13 år.

Les mer om forsikring på Norsk Orienteringsforbund sine sider:

https://www.orientering.no/home/archive?pageId=0&q=forsikringer

Se; https://www.orientering.no/next/blog/post/228662/ny-losning-pa-plass-for-kjop-av-utoverforsikring for forsikring i 2024!

Anlegg

Klubbhuset på Noreødegården.

Garderoben på Noreødegården.

Se over sikt over klubbens kart på https://www.ok-moss.no/next/p/56121/kart.

Arrangement

OK Moss skal i 2024 arrangere følgende orienteringsløp:

Oversikt over våre egne treningsløp finner du her:

 http://www.ok-moss.no/him/treningslop.php 

Her finner du veiledninger og instrukser for å arrangere alt fra større løp til mindre treninger:

 http://www.ok-moss.no/owiki/doku.php?id=arrangement 

Lørdagskjappen fem årsplan

Detaljer kommer.

Informasjon

Idrettslaget informerer medlemmene via nettsiden som har adresse:  http://www.ok-moss.no/

Økonomireglement

Bankfullmakter

Kasser og Økonomiansvarlig skal ha bankfullmakt på klubbens driftskonto med signatur hver for seg. Saldoen skal begrenses oppad til 100 000

Klubbens sparekonto skal disponeres av økonomiansvarlig, kasserer og leder i felleskap

Rapporterings ansvar

Klubben har vedtekt festet at det skal være valgt en økonomiansvarlig og en kasser

Økonomiansvarlig møter i styret og har ansvar for å legge frem økonomiske rapporter til styret

Kasser skal rapportere løpende til økonomiansvarlig om utviklingen i forholdt til budsjett

Økonomiansvarlig skal rapportere til styret så snart det er sannsynlig at budsjettposter overskrides og minst 4 ganger årlig.

Kasser skal rapportere til økonomiansvarlig minimum 6 ganger årlig

Kasser skal legge frem fullstendig avstemt regnskap for gjennom gang av styret for årets fem første mnd til styremøte i juni

Attestasjonsrutiner

Kasserer skal sørge for at samtlige fakturaer blir attestert av den som har ansvar for budsjettposten som skal belastes før faktura bokføres. Unntatt er løpsavgifter fakturert igjennom Eventor. I tillegg strøm og bredbånd som betales via autogiro.

Mail adressen kasserer@okmoss.no skal alltid være videre ført både til valgte kasseres e-post og økonomiansvarligs e-post.

All mottatt korrenspondanse på denne adressen skal enten lagers elektronisk eller printes ut og legges frem for styret på forespørsel.

Original fakturaerlagres i Visma

Budsjettoppfølging

Alle klubbens grupperinger er selv ansvarlige for at deres budsjett poster ikke overskrides og skal ha oversikt over eget forbruk

Budsjett settes opp av økonomiansvarlig etter innspill fra de enkelte grupperinger og gjennomgås i styret før årsmøtet

Ved avvik fra enkelt poster i budsjettet skal dette opp på styre møte for vurdering av omdisponeriger

Revisjon

Klubben årsregnskap skal være klart til revisjon senest 2 uker før årsmøtet skal avholdes

Kasser har ansvar for å gjøre avtale i forhold til klubbens kontrollutvalg.

Dersom klubbens kontrollutvalg ønsker kan de be om å få fremlagt periode regnskaper til revisjon i løpet av året. Dette skal da avtales med kasserer og økonomiansvarlig skal informeres om at interim revisjon ønskes utført og når dette er avtalt.

Innen 1. februar skal skjema RF-1321 sendes inn for tjenester kjøpt av klubben

Medlemskontingent

Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. Medlemskontingent skal betales for hvert enkelt medlem, familiemedlem skap regnes som en rabattordning og en må fortsatt registrere hvert enkelt medlem med navn og betalt beløp da revisor skal kontrollere medlemslister mot regnskap.

Kontingent for OK Moss fra sesongen 2024:

Familiemedlemskap    kr. 2000,-

Ordinært medlemskap over 21 år    kr. 800,-

Ordinært medlemskap under 21 år    kr. 800,-

Støttemedlem    kr. 200,-

Innkrevningsrutiner:

Faktura sendes ut innen utgangen av januar, god tid før årsmøte. Første purring sendes i løpet av juni. 31.12 kan medlemmer som ikke har betalt strykes.

Startkontingent

Pkt. A - OK Moss dekker startkontigent for:

Ungdom (-16 år), 100%

Juniorer (17-20), 100%

Heltidsstudenter/ løpere i militærtjeneste under 26 år, 50%

Deltagere i NM/NorgesCup/Testløp/uttaksløp godkjent dekket av sportsutvalget i henhold til organisasjonsplan, 100%

Stafetter, 100%

Senior (20+)  det dekkes inntil ett maksbeløp på kr 500,- pr år.

Pkt. B - OK Moss dekker ikke startkontigent for:

⦁    Senior løpere som ikke faller inn under punkt A

⦁    Etteranmeldingsgebyr, gjelder alle.

⦁    Kontingent ved ikke-startet, uansett årsak. Unntak hvor det kan fremlegges legeerklæring. Unntaket gjelder løpere som ville fått løpet dekket, ikke de som må betale selv.

⦁    Brikkeleie, gjelder alle.

⦁    Ferieløp/sommerløp, gjelder alle (løp i perioden etter o-festival helgen til skolestart i august)

Pkt. C - Unntaksregler:

Sportsutvalget kan vedta 50% dekning av startkontingent for senior løpere for løp i organiserte klubbturer.

Sportsutvalget kan etter søknad fra løpere som satser dekke hele eller deler av startkontingenten.

Reklame/sponsoravtaler

Alle sponsor avtaler skal godkjennes av styret.

Drakter

Se under løpstøy i menyen.

Retningslinjer for foreldre/foresatt

Respekter klubbens arbeid. Det er frivillig å være medlem av OK Moss, men er du med følger du våre regler

Engasjer deg, men husk at det er barna som driver idrett – ikke du

Respekter treneren, hans/hennes arbeid og anerkjenn ham/henne overfor barna dine

Lær barna folkeskikk. 

Gå foran som et godt eksempel

Lær barna å tåle både medgang og motgang

Motiver barna til å være positive på trening

Vis god sportsånd og respekt for andre.

Ved uenighet snakker du med den det gjelder – ikke om

Husk at det viktigste av alt er at barna trives og har det gøy!

Retningslinjer for utøvere

Gode holdninger

Respektere hverandre

Lojalitet mot klubb og trenere

Hjelpe hverandre

Følge klubbens regler

Stille opp for hverandre

Ærlig overfor trener og andre utøvere.

Godt samhold

Stå sammen

Stille på treninger og stevner en har forpliktet seg til.

Vise engasjement

Gode arbeidsholdninger.

Stolthet av sin egen innsats.

Objektivt ansvar for miljø og trivsel.

MOBBING ER IKKE AKSEPTERT

Politiattest

Politiattest skal avkreves av personer som leder av UROkråkene mener skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Personer under 18 år skal også avkreves politiattest. Den nedre grense er 15 år. Det er bedre å ha for mange attester enn for få.

Attestordningen håndteres av leder Økonomileder.

Hva skal idrettslaget gjøre?

Styret skal avkreve politiattest av alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming.

Styret skal oppnevne en person som er ansvarlig for å håndtere ordningen med politiattest i idrettslaget. Det skal også oppnevnes en vararepresentant.

Idrettslaget skal ikke gi oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming til personer som ikke fremviser politiattest eller som har anmerkninger på attesten.

Idrettslaget kan når som helst kontakte NIF for råd og veiledning i disse sakene på telefon 800 30 630 eller på e-post til politiattest@idrettsforbundet.no.

Utmerkelser og æresbevisninger

Æresmedlemskap

Æresmedlemmer i klubben kan etter forslag utnevnes av styret.

Følgende kriterier er brukes i vurderingen:

  •    enkeltmedlemmet har vist ekstraordinær innsats for klubben over lengre tid

  •    enkeltmedlemmets innsats er anerkjent av store deler av klubbens medlemmer

Stipend

Prestasjonsstipend

Prestasjonsstipend tildeles utøvere i OK Moss som har fått følgende plasseringer i Hovedløpet langdistanse, hovedløpet sprint samt alle individuelle distanser i junior NM og junior NM stafett.

 Hovedløpet, langdistanse og sprint: 

  1. plass:    kr. 3000,-

  2. plass:    kr. 2000,-

  3. plass:    kr. 1000,-

Hovedløpet, kretsstafett

  ⦁    plass 2500,- til hver OK Moss løper

  ⦁    plass 1500,- til hver OK Moss løper

  ⦁    plass 1000,- til hver OK Moss løper

 Junior NM, individuelle distanser: 

  1. plass:    kr. 6000,-

  2. plass:    kr. 5000,-

  3. plass:    kr. 4000,-

 Junior NM, stafett: 

  1. plass:    kr. 3000,- til hver løper

  2. plass:    kr. 2500,- til hver løper

  3. plass:    kr. 2000,- til hver løper

Junior EM/VM

Representere Norge i Junior eller ungdoms EM/VM: 3000 kr

Junior eller ungdoms EM/VM, individuelle distanser:

  1. plass    7000 kr

  2. plass    6000 kr

  3. plass    5000 kr

Junior eller ungdoms EM/VM stafett

  1. plass    4000,- til hver løper

  2. plass    3500,- til hver løper

  3. plass    3000,- til hver løper

Utdeles på MM Ultralang i november.

Stipendet skal brukes til utstyr eller samlinger i orienteringssammenheng.

Hvis en utøver får flere topp 3 plasseringer i nevnte konkurranser i løpet av en sesong legges stipendsummene sammen løp for løp.