Organisasjonsplan for OK Moss

Innledning

Styret i OK Moss ønsker ved organisasjonsplanen å samle alle relevante dokumenter i klubben. Vi har ved arbeidet med planen jobbet med malen fra Norges Idrettsforbund, og har hatt gode diskusjoner om hva vi ønsker skal stå i planen.

Organisasjonsplanen skal være et levende dokument, som vi satser på å jobbe med og oppdatere jevnlig. Selv om planen er som den er pr. nå, så kan vi etter hvert fylle på dokumentet med enda flere områder. Dette er en viktig oppgave for styret å arbeide videre med.

Målet er at dokumentet brukes jevnlig, og at den er til hjelp både for styret men ikke minst også for den enkelte medlem og andre interessenter når en ønsker å få svar på noe i forbindelse med klubben vår.

Grunnlagsopplysninger for idrettslaget

Navn:OK Moss
Stiftet:4. mars 1964
Idrett:Orientering
Postadresse:Postboks 404, 1501 MOSS
E-postadresse:leder@ok-moss.no
Bankkonto:1503 75 49921
Bankforbindelse:Sparebank 1 Østfold/Akershus
Internettadresse: http://www.ok-moss.no/him/ 
Organisasjonsnummer:983766188
Anleggsadresse:Noreødegården

Tatt opp som medlem i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite/NIF:

  • Registrert tilknytning til Østfold idrettskrets
  • Registrert tilknytning til Moss.idrettsråd
  • Registrert tilknytning til Norges Orienteringsforbund

Idrettslagets formål

Klubbens formål er ved samarbeid og kameratskap å fremme orienteringsidrett og friluftsliv.

Målsettinger for 2020

Sosialt utvikling av klubbtilhørighetAnsvarResultat
Gjennomføre klubbtur til Nordjysk 2-dagers.--
Gjennomføre klubbtur til 10mila m/4 lag (2 ungdoms-, 1 dame- og 1 herrelag).--
Gjennomføre klubbtur til Jukola m/3 lag (2 dame- og 1 herrelag).--
 Delta på O-Ringen. (organiseres på privat basis - ikke som klubbtur) --
Gjennomføre klubbtur til 25-Manna.--
Gjennomføre klubbtur til O-event.--
Arrangere torsdagstrening fra NØG uke 41-13 med påfølgende felles kveldsmat.ok
Arrangere lørdags/søndagstrening fra NØG uke 41-13ok
Arrangere flere tirsdags- og torsdagstreninger fra NØG.ok
Arrangere WOD, ha stand på aktivitetsdagen i Nesparken samt delta på FinnFrem-Dagok
Sportslig:AnsvarResultat
Arrangere tematreninger hver tirsdag, hovedsakelig for UROkråkene, bortsett fra i skoleferier.ok
Arrangere treningsløp hver torsdag uke 14-40 bortsett fra i skoleferier og øke deltakelsen på disse.ok
Følge opp kontrakten med Göran Winblad. Beholde ressurspersoner i trenerteameet.ok
Nybegynnere deltar direkte på tirsdagstreninger.ok
 Arrangere Sommer-O-skole på NØG. --
Gjennomføre rekrutteringsaktiviteter ved flere skoler.ok
Bli blant topp 3 klubber i ungdomsserien. (forhv Sport-8 serien) Opprettholde 2018 Nivå.ok
Gjennomføre minst to interne samlinger for UROkråkene, gjerne i forbindelse med hovedløpet/NM/Norgescup.ok
Stille med minst 1 lag på 15stafetten og minst 2 lag i ungdomskonkurransen.--
Stille med flere lag på NightHawk.--
Stille med flere lag på Vårstafetten.--
Stille med minst 10 lag på Klubb-KM stafett.--
Minst 3 topp 3 plasseringer i KM stafett.ok
Øke antall konkurranse-starter for UROkråkene i forhold til 2018 sesongen. (750)
Bedre plassering i 10mila for ungdomslaget. (48 plass i 2017)
Topp 5 i jenteklassen i NM Jr. Stafett (4. plass i 2018)
Stille med lag i NM Sprint stafett.--
 Stille med flere deltakere i alle Jr. NM og Sport8Norgescup-løp Jr. 
Tre individuelle topp 10-plasseringer i Jr. NM.
To løpere plassert topp 15 i Sport8 Norgescup Jr. Sammenlagt.--
En topp 3-plassering og tre topp 10-plasseringer i Hovedløpet.
Stille med flere deltakere på kretsens årlige samlinger.--
Arrangement:AnsvarResultat
Gjennomføre Lørdagskjappen med min 110.000,- i overskudd.
Gjennomføre øvrige løp med høyt nivå.ok
Videreføre framdriftsplanen m/tidsfrister for arrangementene våre for 5 år.ok
Videreføre kartplan med 5 års perspektiv.ok
Videreføre Stolpejakt i Våler kommune og starte opp Stolpejakt i Moss Kommune.ok
Klubbhus:AnsvarResultat
Avklare avtale med MKE om 20-års leieeavtale om NØG.--
Opprettholde et antall treninger/ treningsløp / sosiale arrangement på og fra NØG.ok
Finne løsning for å drenere mot parkeringsplassene.
Nedsette en kjøkkenkomité - utbedre antall skap/ organisering av kjøkken.--
Påbegynne arbeid med totarehabilitering av garderobebygg og forberede for en gymsal. Søke midler, legge rammene for prosjektet.ok
Informasjon:AnsvarResultat
Lansere ny nettside i løpet av 2019 og holde nettsidene oppdatert med sportslige aktiviteter, nyttige dokumenter og klubbinformasjon.--
Styret må se på en helhetlig strategi rundt kommunikasjons konseptet.--
Tur-o:AnsvarResultat
Selge 260 konvolutter med overskudd på 60.000,-ok
Administrasjon:AnsvarResultat
Utarbeide et årshjul med tilhørende tidsfrister i forhold til å søke økonomiske midler.--

FORSLAG Målsettinger for 2020

Sosialt utvikling av klubbtilhørighetAnsvarResultat
Gjennomføre klubbtur til Nordjysk 2-dagers.
Gjennomføre klubbtur til 10mila m/4 lag (2 ungdoms-, 1 dame- og 1 herrelag).
Gjennomføre klubbtur til Jukola m/2 lag (1 dame- og 1 herrelag).
Delta på O-Ringen. (organiseres på privat basis - ikke som klubbtur)
Gjennomføre klubbtur til 25-Manna.
Gjennomføre klubbtur til O-event.
Arrangere torsdagstrening fra NØG uke 41-13 med påfølgende felles kveldsmat.
Arrangere lørdags/søndagstrening fra NØG uke 41-13
Arrangere flere tirsdags- og torsdagstreninger fra NØG.
Arrangere WOD, ha stand på aktivitetsdagen i Nesparken samt delta på FinnFrem-Dag
Sportslig:AnsvarResultat
Arrangere tematreninger hver tirsdag, hovedsakelig for UROkråkene, bortsett fra i skoleferier.
Arrangere treningsløp hver torsdag uke 14-40 bortsett fra i skoleferier og øke deltakelsen på disse.
Følge opp kontrakten med Göran Winblad. Beholde ressurspersoner i trenerteameet.
Nybegynnere deltar direkte på tirsdagstreninger.
Arrangere Sommer-O-skole på NØG.
Gjennomføre rekrutteringsaktiviteter ved flere skoler.
Bli blant topp 3 klubber i ungdomsserien. Opprettholde 2019 Nivå.
Gjennomføre minst to interne samlinger for UROkråkene, gjerne i forbindelse med hovedløpet/NM/Norgescup.
Stille med minst 1 lag på 15stafetten og minst 2 lag i ungdomskonkurransen.
Stille med flere lag på NightHawk.
Stille med flere lag på Vårstafetten.
Stille med minst 10 lag på Klubb-KM stafett.
Minst 3 topp 3 plasseringer i KM stafett.
Øke antall konkurranse-starter for UROkråkene i forhold til 2019 sesongen.
Bedre plassering i 10mila for ungdomslaget. (48 plass i 2017)
Stille med 1 jentelag og 1 guttelag i NM Jr. Stafett (4. plass i 2018)
Stille med lag i NM Sprint stafett.
 Stille med flere deltakere i alle Jr. NM og Sport8Norgescup-løp Jr. 
Tre individuelle topp 10-plasseringer i Jr. NM.
To løpere plassert topp 15 i Sport8 Norgescup Jr. Sammenlagt.
En topp 3-plassering og tre topp 10-plasseringer i Hovedløpet.
Stille med flere deltakere på kretsens årlige samlinger.
Arrangement:AnsvarResultat
Gjennomføre Lørdagskjappen med min 110.000,- i overskudd.
Gjennomføre øvrige løp med høyt nivå.
Videreføre framdriftsplanen m/tidsfrister for arrangementene våre for 5 år.
Videreføre kartplan med 5 års perspektiv.
Videreutvikle stolpejakt i regionen.
Klubbhus:AnsvarResultat
Avklare avtale med MKE om 20-års leieeavtale om NØG.
Opprettholde et antall treninger/ treningsløp / sosiale arrangement på og fra NØG.
Nedsette en kjøkkenkomité - utbedre antall skap/ organisering av kjøkken.
Påbegynne arbeid med totarehabilitering av garderobebygg og forberede for en gymsal. Søke midler, legge rammene for prosjektet.
Informasjon:AnsvarResultat
Lansere ny nettside og holde nettsidene oppdatert med sportslige aktiviteter, nyttige dokumenter og klubbinformasjon.
Styret må se på en helhetlig strategi rundt kommunikasjons konseptet.
Tur-o:AnsvarResultat
Selge 260 konvolutter med overskudd på 60.000,-
Administrasjon:AnsvarResultat
Utarbeide et årshjul med tilhørende tidsfrister i forhold til å søke økonomiske midler.

Tiltaksplan

Idrettslagets Organisasjon

Årsmøtet

  • Årsmøtet er lagets/klubbens høyeste myndighet
  • Årsmøtet blir avholdt hvert løpet av første kvartal som er fastsatt i vedtektene. Protokollen fra årsmøtet sendes til idrettsrådet i kommune, og de særkretser idrettslaget er tilsluttet. Protokollen legges ut på idrettslagets internettsider.
  • Innkalling til årsmøtet skal skje med minst 2 ukers varsel
  • Innkalling annonseres på nettet, og sendes/legges ut til medlemmene.
  • Innkomne forslag skal være styret i hende 7 dager før årsmøtet.
  • Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten.
  • Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet.
  • Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens årsmøteparagraf §12

Styrets funksjon og sammensetning

Styret i OK Moss består iflg. vedtektenes § 6 av leder, sekretær, leder i økonomikomiteen, leder i orienteringsutvalget, leder i kart- og løypekomiteen, leder i hyttekomiteen, barneidrettsrepresentant (leder av UROkråkene) og ungdomsrepresentant.

Styret skal

  • Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i §1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben
  • Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter
  • Stå for lagets daglige ledelse, og representere laget utad * Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett
  • Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse.

«Hvem gjør hva i OK Moss – en oversikt over klubbens rollebeskrivelser»

KLUBBLEDER

Klubbleder er øverste administrative leder for Orienteringsklubben Moss. Klubbleder (eller den han /hun eventuelt i samarbeid med styret bemyndiger), skal representere OK Moss i de fora hvor vi har møteplikt.

Klubbleder skal dessuten:

  • Kalle inn til styremøter.
  • Sørge for gjennomføring av andre vedtektsbestemte møter (eks. Årsmøte).
  • Sørge for at klubben overholder eksterne forpliktelser.
  • Sørge for at klubben overholder eksterne tidsfrister.
  • Påse at klubbens tillitsmannsapparat fungerer etter intensjonene.
  • Stå som juridisk ansvarlig for klubbens nettsider.
  • Fordele / Videresende post slik at den når ut til de personene som er ansvarlig for de aktuelle aktivitetene i klubben.
  • Delegere arbeidsoppgaver iht ansvar og myndighet for øvrig.
  • Være klubbens pressekontakt.

SEKRETÆR

Sekretærens hovedoppgaver er å ivareta referatfunksjoner på styremøter, årsmøter og andre møter i klubben, holde oversikt over inn- og utgående post, samt fungere som klubbens nestleder.

Sekretær skal dessuten:

  • Skrive referater fra styremøter, årsmøter og andre møter i klubben som skal refereres.
  • Fordele referater til styremedlemmer og andre aktuelle medlemmer.
  • Ved leders fravær fungere som leder.
  • Koordinere og ferdigstille årsberetning etter innspill fra de øvrige tillitsvalgte.
  • Utføre andre løpende oppgaver etter vedtak i styret eller pålegg fra klubbens leder.
  • Hente og videresende post slik at den når ut til de personene som er ansvarlig for de aktuelle aktivitetene i klubben.
  • Være vararepresentant / stedfortreder for økonomileder ifm politiattester i idretten.

Sekretær skal også besørge blomsterhilsen til klubbens jubilanter. Kfr. referat fra styremøte nr. 5/2007,skal alle klubbens medlemmer overrekkes en blomsterhilsen det året de fyller 50 eller 75 år. (Ordningen gjelder ikke støttemedlemmer). Selve overrekkelsen skal primært skje ifm tilstelningen ved klubbhuset i etterkant av MM Lang.

LEDER HYTTEKOMITÉ

Leder for hyttekomiteen har som hovedoppgave å styre drift og vedlikehold av klubbens lokaler og inventar (foruten løpsteknisk utstyr) på Noreødegården, lede hyttekomiteen og organisere bruken av lokalene.

Leder Hyttekomité skal dessuten:

  • Være kontaktperson overfor klubbens medlemmer og utenforstående vedrørende bruken av klubbens lokaler på Noreødegården.
  • Sørge for måleravlesninger for strøm og vann/avløp på Noreødegården.
  • Sørge for innkjøp av nødvendige forbruksartikler (Såpe, toalettpapir, vaskemateriell m.m.)
  • Holde orden på nøkler til klubbhuset, og bestilling av nye ved behov.
  • I samarbeid med hyttekomiteen styre det enklere vedlikeholdet av bygningsmassen.
  • I samarbeid med hyttekomiteen komme med innspill til styret om kostnadsmessige utbedringer og innkjøp av nødvendig materiell til klubbhuset.
  • Innkalle til dugnader for klubbens medlemmer etter behov og sørge for organiseringen og nødvendig utstyr til disse.
  • Organisere bruken av lokalene og administrere utleie til både klubbens medlemmer og utenforstående.

MATERIALFORVALTER

Materialforvalter ligger innunder leder hyttekomité og har sine oppgaver knyttet til ikke-teknisk arrangementsutstyr.

Materialforvalter skal:

  • Vedlikeholde oversikt over arrangementsmateriell.
  • Sammen med hyttekomiteen holde styr på lagring av materiell på Noreødegården.
  • Fremme forslag til styret ved behov for anskaffelse av nytt arrangementsmateriell.
  • Ha rollen som materialkoordinator for Lørdagskjappen

LEDER KART- OG LØYPEKOMITÉ

Lederens hovedoppgave er å oppdatere kartproduksjonen samt å rekruttere løypeleggere til klubbens arrangementer.

Leder kart- og Løypekomité skal dessuten:

  • Sørge for at vi til enhver tid har oppdaterte kart
  • Utarbeide rulleringsplan for kartrevisjon
  • Vurdere å igangsette kartprosjekt over nye områder i samarbeid med VDG-leder.
  • Påse at kartarbeidet foregår innenfor de budsjetterte rammer
  • Søke kultur- og kirkedepartementet om støtte der det er mulig
  • vedlikeholde en oversikt over aktuelle samlingsplasser i forhold til kart.
  • utpeke løypeleggere til klubbens arrangement
  • I samarbeid med en annen dedikert person som utnevnes, sørge for å holde PC’en til utkjøring av kart i orden og sørge for at tilstrekkelig forbruksmateriell er på plass
  • Inspirere til deltakelse på møter og kurs

SPORTSLIG LEDER

Sportslig leders hovedoppgave er å lede o-utvalget og rekruttere/organisere medlemmer til o-utvalget. I O-utvalget inngår leder for UROkråkene, Påmelder og Arrangementskoordinator. Sportslig leder har hovedansvaret for at alle fellestreninger blir godt ivaretatt, og likeså at det sportslige blir tilstrekkelig hensyntatt på alle nivåer. Treningene planlegges i samråd med Trenergruppa. Detaljoppgaver omfatter:

Sportslig leder skal dessuten:

  • Foreslå for styret hvem som skal ha disse funksjonene i klubben: Påmelder, Trenere og Arrangementskoordinator.
  • Sørge for at informasjon om stafetter, Mossemesterskap og aktuelle løp, når ut til klubbens medlemmer.
  • I samarbeid med VDG utarbeide en årlig treningsløpskalender.
  • I samarbeid med Arrangementskonsulenten sørge for at klubbens tekniske utstyr er i funksjonell stand og dessuten bistå med innkjøp av forbruksmateriell.
  • Sørge for at treningsløpsboksene inneholder det de skal før hvert treningsløp og bistå med hjelp til utkjøring av kart.
  • Har ansvar for uttak av stafettlag – UROkråkene tar ut ungdomslag.
  • Være reiseleder eller utnevne andre av klubbens medlemmer til dette på klubbens fellesturer, til store stafetter eller andre større løp. Dette innebærer også å sørge for at påmelding blir sendt, bestille transport og gjøre sitt til for at alle løperne får en god opplevelse.
  • Sørge for at alle fellestreninger blir godt ivaretatt enten selv eller den han/hun utnevner til oppgaven.
  • Sørge for å få til sosiale aktiviteter for ungdommene for å bygge opp ett godt samhold og miljø, og dessuten jobbe for at de får en sportslig utvikling hvert år.
  • Komme med innspill til kartkomiteen på kart som bør revideres.
  • Årlig oppdatere klubbens tiltaksplan sammen med Leder av UROkråke-gruppa.
  • Følge opp trener og dennes fakturering av arbeid for klubben - gjøres i slutten av hver måned.

Løpsregnskapsfører

Løpsregnskapsfører skal:

  • Sjekke at fakturaer for løpsavgifter ikke inneholder andre løpere enn våre egne og at det ikke er krevd etteranmeldingsavgift for løpere opp t.o.m. 12 år.
  • Holde løpende oversikt over refusjonskrav til medlemmene (startkontingent, etter-anmeldingsgebyr, ikke-start, brikkeleie og evt. andre utlegg).
  • Sende refusjonskrav pr. løper/familie på standardisert pdf-fil til kasserer 1-2 ganger pr. år
  • Føre statistikk over individuelle starter fordelt på alder (-16 og 17-)

ARRANGEMENTKOORDINATOR

Arrangementkoordinator ligger under O-utvalget og har sine oppgaver knyttet til arrangement og gjennomføringen av disse.

Arrangementskoordinator skal dessuten:

  • Fremme forslag til styret om anskaffelse av nødvendig fast arrangementsmateriell ved behov.
  • Vedlikeholde ”Arrangørhåndbok” for våre arrangementer.
  • Avtale villighet, og opprette liste over løpsledere, løypeleggere for våre arrangement i en 1-3 års periode
  • Vedlikeholde en funksjonær/kompetanse- liste (Excel med filtrering)
  • Følge opp opplæring og rullering i viktige arrangementsroller.
  • Fylle en rolle som ”mentor” for løpsledere og ledere for de enkelte ansvarsområdene i våre arrangement.

LEDER AV UROKRÅKE-GRUPPA

  • Ansvarlig for UROkråkenes treninger. Sørge for at minimum en fellestrening (tirsdager) blir gjennomført ukentlig gjennom hele året, unntatt i skolens ferier.
  • Sørge for varierte fysiske/tekniske treningsøkter.
  • Være kontaktperson overfor barne- og ungdomsløpere dersom klubben ikke har egen ungdomstrener.
  • Sørge for at det blir arrangert sosiale aktiviteter for ungdommene for å bygge opp et godt samhold og miljø, og dessuten jobbe for at alle får en sportslig utvikling hvert år.
  • Sørge for at de eldste UROkråkene blir engasjert i ansvarsoppgaver.
  • Sørge for at informasjon om stafetter, Mossemesterskap og ungdomsrelaterte løp når ut til UROkråkene.
  • Være behjelpelig med påmeldinger til løp for de som ikke klarer det selv.
  • Motivere UROkråkene til å delta på løp, treninger, samlinger og klubbturer.
  • Utarbeide to aktivitetskalendere årlig.
  • Sørge for at det hvert år blir gjennomført rekrutteringstiltak på skoler, aktivitetsdager ol.
  • Ansvaret for Poengjakten.

JUNIORANSVARLIG

UROKRÅKE-REPRESENTANT

UROkråkerepresentantens oppgave er å bringe informasjon fra styret til UROkråkene og si ungdommens meninger til styret.

Urokråkerepresentanteten skal dessuten:

  • Ta opp temaer som ungdommene i klubben synes er viktige.

ØKONOMILEDER

Økonomileder er ansvarlig for den økonomiske driften av klubben. Denne skal sammen med kasserer legge frem periodiske regnskap og budsjetter, og har det overordnede ansvar for at klubbens regnskapsføring er iht de til enhver tid gjeldende bestemmelser.

Økonomileder skal videre:

  • Sørge for i samarbeid med leder at klubben sender inn søknader om tildelinger av midler fra private og offentlige.
  • Fremlegge halvårs- og årsregnskap for klubbens styre og årsmøte.
  • Ha ansvar for klubbens ajourhold av politiattester iht off. pålegg fra 1.1.2009.
  • Melde fra når man oppdager budsjettoverskridelser eller andre betydelige avvik som vil kunne ha følger for den daglige drift av klubben.
  • Være klubbens ressursperson i økonomisaker og stille på møter som tar for seg fagområdet regnskap / økonomi.
  • Være pådriver for at klubben skal kunne få dugnader / andre inntektsbringende oppgaver.

KASSERER

Kasserers oppgave er å bokføre klubbens regnskap i samsvar med de regler som til en vær tid er gitt av Norges Idrettsforbund og Olympiske Komité og av klubbens vedtekter.

Kasserer skal dessuten:

§ Inneha bankfullmakt, være oppført som primærbruker i regnskapssystemet og foreta samtlige utbetalinger for klubben.

§ Sørge for at samtlige bilag inneholder de nødvendige opplysninger.

§ Påse attestasjon av bilag med unntak av løpsavgifter og faste leieforhold.

§ Sørge for bokføring av alle ut og innbetalinger.

§ Avstemme regnskapet løpende.

§ Sørge for innkreving av løpsavgifter ifm våre løp.

§ I samarbeid med den ansvarlige for ajourhold av medlemsregisteret, løpsregnskapet, tur-O, klubbhus, klubbtøy og samlinger - følge opp innbetaling og andre fordringer som klubben har.

§ I samarbeid med økonomileder og styret, sørge for at klubbens regnskapssystem fungerer etter intensjonene.

KONTROLLUTVALG

Kontrollutvalget skal påse at:

idrettslagets midler er anvendt i henhold til lover og bestemmelser idrettslagets midler går til de aktivitetene som årsmøtet har fattet vedtak om idrettslagets økonomiske disposisjoner er i samsvar med idrettslagets egen lov idrettslaget har økonomisk kontroll internt årsregnskapet og delårsrapporter gir et rettvisende bilde av idrettslagets drift Kontrollutvalget har arbeidsoppgaver som strekker seg utover hva engasjert revisor uttaler seg om og derfor må utføre egen informasjonsinnhenting og kontroller utover engasjert revisors arbeid, særlig med hensyn til de tre øverste punktene i listen over.

LEDER VDG-KOMITÉ

(VDG = Kontakt og samarbeid om Vegetasjon-, Dyreliv- og Grunneierspørsmål)

Lederens oppgave er å sørge for at VDG komiteen bidra til at klubben forholder seg til-, og følger opp innholdet i ”Avtale om retningslinjer for o-idrettens forhold til naturmiljø og rettighetshavere”.

Leder av VDG-komité skal dessuten sørge for at:

  • Komiteen fungerer som klubbens primære kontakt mot berørte parter i VDG-sammenheng.
  • Komiteen inviterer grunneierlag, viltnemder og andre relevante forvaltningsorganer til møter med informasjon og meningsutveksling om treningsløp, tur-o og arrangementer for kommende sesong. Møtet skal avholdes 1. kvartal hvert år.
  • Komiteen informerer styret om resultatet av kontaktmøter og mulige konfliktsituasjoner som kan oppstå.
  • Vedlikeholde en kontaktliste (navn, funksjon, adresse, telefon, e-post) i forbindelse med lån av samlingsplasser og grunneiere.
  • Komiteen før større arrangement (Lørdagskjappen etc.) tar initiativ til-, og bidrar til at det opprettes en kontakt mellom løpsledelse/løypeleggere og berørte grunneiere.

ANSVARLIG FOR MEDLEMSREGISTER

Ansvarlig for medlemsregisteret skal sørge for alle nyinnmeldinger i klubben, samt løpende ajourhold over medlemmers adresse, telefonnummer og e-postadresser.

Videre skal ansvarlig for medlemsregister:

  • Sammen med kasserer sørge for at det utstedes bankgiroer med medlemskontingenter til alle medlemmer.
  • Bistå kasserer og andre med opplysninger som de trenger i utøvelsen av sine verv i klubben.

ARKIVAR

  • Lokalavisenes omtaler av OK Moss, eller dets medlemmer, sakes ut og settes inn i utklippsbok. Treningsløp, konkurranser, arrangementer etc. likeså.

WEBMASTER

Vedkommende har løpende ansvar for klubbens nettsider.

Webmaster skal:

  • Administrere klubbens domene og klubbens hjemmeside.
  • Ajourholde informasjon og ha overordnet oppsyn med at hjemmesidens innhold samsvarer med klubbens drift og intensjoner for øvrig.
  • Sørge for at upassende opplysninger ikke blir liggende på klubbens nettsider, og at foreldet / feil informasjon blir fjernet..

ANSVARLIG FOR TUR-ORIENTERING

Tur-O-ansvarlig skal organisere og ha ansvar for hele gjennomføringen av tur-orientering i Moss og omegn. Oppgaven styres helst gjennom en tur-o-komité på 2-3 medlemmer, slik at det er mulig med en fornuftig arbeidsdeling.

Ansvarlig for tur-o skal:

  • Etter avsluttet Tur-o sesong utarbeide forslag til nye tur-o områder som skal benyttes derpåfølgende år, og orientere leder av VDG-komité om dette, slik at dette er klart før møtet med grunneiere og viltmyndigheter som finner sted i 1. kvartal.
  • Utarbeide komplett tur-o-konvolutt, med:
  • Kart med poster og postbeskrivelser
  • Oversiktskart som viser områdeoversikt over hvor man finner tur-o i Moss m/ omegn
  • Stemplingskort med postbeskrivelser
  • Informasjonsskriv om årets tur-orientering og info om hvor kortene kan returneres
  • Kort brosjyre med info om o-sporten og evt sponsorbilag hvis avtale inngås
  • Sørge for trykking / klargjøring av tilstrekkelig antall konvolutter.
  • Gjøre avtale med utsalgssteder for tur-o-konvolutter (Se på fjorårets arr. slik at man kan holde en viss kontinuitet i forhold til salgssteder)
  • Kontakte presse i forkant av tur-o-oppstart slik at man kan få litt oppmerksomhet rundt tur-orienteringen.
  • Gjennomføre avslutningskveld på Noreødegården på høsten (dato bør bestemmes så tidlig at det fremgår av informasjonen i konvolutten hvor og når dette skjer)
  • Sørge for at postflagg og tenger er på plass i skogen hele den annonserte perioden
  • Vedlikeholde postmateriell og kjøpe inn nytt ved behov.
  • Vedlikeholde info om arrangementet på turorientering.no (  http://turorientering.no/moss/  )
  • Lage lister over deltakere med kontrollkort og nett-registrerte før utdeling av plaketter og merkesalg
  • Føre statistikker over tur-o salg og deltakeroversikter
  • Jobbe aktivt for å videreutvikle tur-orienteringen spesielt og o-sporten generelt

STOLPEJAKTANSVARLIG


VALGKOMITEEN

Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen.

Valgkomiteen skal:

  • å utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode.
  • å vurdere styrets og komiteenes virksomhet.
  • se til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling.
  • å diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning.
  • å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget.
  • å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer / nomineringer som kommer til å bli foreslått.
  • ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag.
  • før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet.
  • under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag, samt etter årsmøtet å analysere eget nominasjonsarbeide.

Medlemmer

Medlemskap i OK Moss er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha vært tilsluttet idrettslaget i minst 1 måned og ha betalt kontingent.

Medlemskap i OK Moss kan opphøre ved utmelding, stryking eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt.

Strykning kan finne sted av medlem som ikke har betalt kontingent inneværende år. Medlem som strykes kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side Ved innmelding bør medlemmene fylle ut »Skjema for innmelding». Dette for å få et bra og oversiktelig medlemskartotek. Medlemskontingent blir sendt ut fra klubben sin kasserer.

Forsikring

Idrettsforsikring for barn

Alle barn som er medlem av lag tilsluttet Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) eller som deltar i organisert aktivitet i klubbens/lagets regi er forsikret. Opp til de blir 13 år  http://www.idrett.no/tema/barneidrett/idrettsforsikring/Sider/default.aspx 

Anlegg

Oversikt over våre kart:

KartnavnUtgittUtgitt av
Augerødmåsan2008Vansjø Svinndal
Bråte2014OK Moss
Deør skog2013OK Moss
Engholmen?OK Moss
Fjell2007OK Moss
Fuglevik2003OK Moss
Henestangen2013OK Moss
Ishavet2011OK Moss
Kirkebygden2005Vansjø Svinndal
Kureåsen2005OK Moss
Larkollen2008OK Moss
Lødengtjern2016OK Moss
Middagsåsen2015OK Moss
Molbekktjern2014OK Moss
Mossemarka2014OK Moss
Rambergåsen2015OK Moss
Ringvoll2013OK Moss
Råde idrettspark2013OK Moss
Skaran1997OK Moss
Son skole2013OK Moss
Store Brevik2009OK Moss
Svinndal Varde2010Vansjø Svinndal
Tegnebyholtet2004OK Moss
Torebråte2015OK Moss
Tømtåsen2005Hølen IK
Vang2006OK Moss
Vanemskogen2014OK Moss
Våler varde2006OK Moss
Årvolltangen2016OK Moss

Sprintkart/skolekart

KartnavnUtgittUtgitt av
Krapfoss2014OK Moss
Nesparken2015OK Moss
Orkerød2008OK Moss
Åvangen2010OK Moss
Bytårnet skole2015OK Moss
Krapfoss skole2015OK Moss
Melløs skole2015OK Moss
Nøkkeland skole2015OK Moss
Ramberg skole2015OK Moss
Reier skole2015OK Moss
Steinerskolen2015OK Moss
Verket skole2015OK Moss
Åvangen skole2015OK Moss
Vang skole2015OK Moss
Ekholt skole2016OK Moss
Larkollen skole2016OK Moss
Halmstad skole2016OK Moss
Øreåsen skole2016OK Moss

- Oversikten inneholder kart som holder kvalitet til å kunne brukes i løp, noen krever en viss revidering
- I oversikten er det også tatt med kart om OK Moss forvalter, men som er utgitt av andre klubber

Arrangement

OK Moss skal i 2021 arrangere følgende orienteringsløp:

DatoLøpLøpslederLøypeleggerKommentar
24. AprilLørdagskjappenStein KlyveHenning B.Carlsen
26. MaiØstfoldsprinten
25. SeptemberUngdomsserien
31. desemberNyttårsløpet

Oversikt over våre egne treningsløp finner du her:
 http://www.ok-moss.no/him/treningslop.php 

Her finner du veiledninger og instrukser for å arrangere alt fra større løp til mindre treninger:
 http://www.ok-moss.no/owiki/doku.php?id=arrangement 

Informasjon

Idrettslaget informerer medlemmene via nettsiden som har adresse:  http://www.ok-moss.no/him/ 

Økonomireglement

1.Bankfullmakter

  • Kasser og Økonomiansvarlig skal ha bankfullmakt på klubbens driftskonto med signatur hver for seg. Saldoen skal begrenses oppad til 100 000
  • Klubbens sparekonto skal disponeres av økonomiansvarlig og leder i felleskap
  • Påmelder har egen postbank konto som disponeres av denne alene. Saldoen begrenses oppad til kr 50 000.

2.Rapporterings ansvar

  • Klubben har vedtekt festet at det skal være valgt en økonomiansvarlig og en kasser
  • Økonomiansvarlig møter i styret og har ansvar for å legge frem økonomiske rapporter til styret
  • Kasser skal rapportere løpende til økonomiansvarlig om utviklingen i forholdt til budsjett
  • Økonomiansvarlig skal rapportere til styret så snart det er sannsynlig at budsjettposter overskrides og minst 4 ganger årlig.
  • Kasser skal rapportere til økonomiansvarlig minimum 6 ganger årlig
  • Kasser skal legge frem fullstendig avstemt regnskap for gjennom gang av styret for årets fem første mnd til styremøte i juni

3. Attestasjonsrutiner

  • Kasserer skal sørge for at samtlige fakturaer blir attestert av den som har ansvar for budsjettposten som skal belastes før faktura bokføres. Unntatt er løpsavgifter fakturert igjennom Eventor. I tillegg strøm og bredbånd som betales via autogiro.
  • Mail adressen kasserer@okmoss.no skal alltid være videre ført både til valgte kasseres e-post og økonomiansvarligs e-post.
  • All mottatt korrenspondanse på denne adressen skal enten lagers elektronisk eller printes ut og legges frem for styret på forespørsel.
  • Alle skannede fakturaer skal printes ut og settes i bilagsperm og bokføres fortløpende etter faktura dato.
  • Original fakturaer settes forløpene inn i perm og oppbevares sammen med regnskapet ved årets slutt.

4. Budsjettoppfølging

  • Alle klubbens grupperinger er selv ansvarlige for at deres budsjett poster ikke overskrides og skal ha oversikt over eget forbruk
  • Budsjett settes opp av økonomiansvarlig etter innspill fra de enkelte grupperinger og gjennomgås i styret før årsmøtet
  • Ved avvik fra enkelt poster i budsjettet skal dette opp på styre møte for vurdering av omdisponeriger

5. Revisjon

  • Klubben årsregnskap skal være klart til revisjon senest 2 uker før årsmøtet skal avholdes
  • Kasser har ansvar for å gjøre avtale i forhold til klubbens revisorer
  • Dersom klubbens revisorer ønsker kan de be om å få fremlagt periode regnskaper til revisjon i løpet av året. Dette skal da avtales med kasserer og økonomiansvarlig skal informeres om at interim revisjon ønskes utført og når dette er avtalt.

Medlemskontingent

Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. jf. egenbestemmelse i idrettslagets lov.§4 Medlemskontingent skal betales for hvert enkelt medlem, familiemedlem skap regnes som en rabattordning og en må fortsatt registrere hvert enkelt medlem med navn og betalt beløp da revisor skal kontrollere medlemslister mot regnskap.

Kontingent for OK Moss fra sesongen 2020:

Familiemedlemskapkr. 1 500,-
Ordinært medlemskap over 21 årkr. 600,-
Ordinært medlemskap under 21 årkr. 600,-
Støttemedlemkr. 150,-

Innkrevningsrutiner:

Faktura sendes ut innen utgangen på neste måned etter årsmøtet. Første purring sendes i løpet av juni. 31.12 kan medlemmer som ikke har betalt strykes.

Startkontingent

Pkt. A - OK Moss dekker startkontigent for:
Ungdom (-16 år), 100%
Juniorer (17-20), 100%
Heltidsstudenter/ løpere i militærtjeneste under 26 år, 50%
Deltagere i NM/NorgesCup/Testløp/uttaksløp godkjent dekket av sportsutvalget i henhold til organisasjonsplan, 100%
Stafetter, 100%

Pkt. B - OK Moss dekker ikke startkontigent for:
Senior løpere som ikke faller inn under punkt A
Etteranmeldingsgebyr, gjelder alle.
Kontingent ved ikke-startet, uansett årsak. Unntak hvor det kan fremlegges legeerklæring. Unntaket gjelder løpere som ville fått løpet dekket, ikke de som må betale selv.
Brikkeleie, gjelder alle.
Ferieløp/sommerløp, gjelder alle (løp i perioden etter o-festival helgen til skolestart i august)

Pkt. C - Unntaksregler:
Sportsutvalget kan vedta 50% dekning av startkontigent for senior løpere for løp i organiserte klubbturer.
Sportsutvalget kan etter søknad fra løpere som satser dekke hele eller deler av startkontingenten.

Reklame/sponsoravtaler

Alle sponsor avtaler skal godkjennes av styret.

OK Moss har pr. i dag følgende sponsorer:

Trimtex
Sparebank 1 Østfold-Akershus

Utleie Noreødegården

Klubbdrakter/profilering

Logo

Drakter

Se under  løpstøy   i menyen.

Deltagelse på NM og Norgescup

Egenandel for løpere på Junior NM og Norgescup

Denne settes til reisen fra hjemsted til arena/hotellet/leiebilkontor og tilsvarende for hjemreisen.
Løperen må selv sørge for bestilling av denne transporten.
Klubben bestiller og dekker løperens andre utgifter: ytterligere transport, hotell, bankett og ev. annen representasjon.

Mulig egenandel for løpere på Senior NM og Norgescup

Denne settes til reisen fra hjemsted til arena/hotellet/leiebilkontor og tilsvarende for hjemreisen.
Løperen må selv sørge for bestilling av denne transporten.
Klubben bestiller og dekker løperens andre utgifter: ytterligere transport, hotell, bankett og ev. annen representasjon.
Alle løpere som ønsker å delta på NM/Norgescup for senior må sende søknad til styret.
Styret avgjør om løperen får denne egenandelen, eller om løperen selv må dekke ytterligere utgifter.

Ledere/trenere på NM og Norgescup for Junior og Senior

Klubben dekker reisen fra/til hjemsted i tillegg til ytterligere transport, hotell, bankett og ev. annen representasjon.

Retningslinjer for foreldre/foresatt

  • Respekter klubbens arbeid. Det er frivillig å være medlem av OK Moss, men er du med følger du våre regler
  • Engasjer deg, men husk at det er barna som driver idrett – ikke du
  • Respekter treneren, hans/hennes arbeid og anerkjenn ham/henne overfor barna dine
  • Lær barna folkeskikk. Gå foran som et godt eksempel
  • Lær barna å tåle både medgang og motgang
  • Motiver barna til å være positive på trening
  • Vis god sportsånd og respekt for andre.
  • Ved uenighet snakker du med den det gjelder – ikke om
  • Husk at det viktigste av alt er at barna trives og har det gøy!

Retningslinjer for utøvere

  • Gode holdninger
  • Respektere hverandre
  • Lojalitet mot klubb og trenere
  • Hjelpe hverandre
  • Følge klubbens regler
  • Stille opp for hverandre
  • Ærlig overfor trener og andre utøvere.
  • Godt samhold
  • Stå sammen
  • Stille på treninger og stevner en har forpliktet seg til.
  • Vise engasjement
  • Gode arbeidsholdninger.
  • Stolthet av sin egen innsats.
  • Objektivt ansvar for miljø og trivsel.
  • MOBBING ER IKKE AKSEPTERT

Retningslinjer for trenere

SOM TRENER I OK MOSS SKAL DU BIDRA TIL:

  • Mestring, selvstendighet og tilhørighet for utøveren
  • Positive erfaringer med trening og konkurranse
  • Å fremme et godt sosialt miljø, lagånd og vennskap
  • At utøvere skal kunne drive idrett i andre avdelinger
  • Samarbeid og god kommunikasjon med andre trenere, ledere og foreldre
  • Vær et godt forbilde
  • Møt presis og godt forberedt til hver trening
  • Som trener er du veileder, inspirator og motivator
  • Bry deg litt ekstra og involver deg i utøverne dine
  • Bli kjent med utøvernes individuelle mål og opplevelser av treningen
  • Søk å utvikle selvstendig vurderingsevne hos utøveren
  • Vis god sportsånd og respekt for andre
  • Vær bevisst på at du gir alle utøverne oppmerksomhet
  • Enhver utøver eller gruppe skal utfordres til å utvikle sine ferdigheter

INNHOLDET I TRENINGEN SKAL VÆRE PREGET AV:

  • En målrettet plan
  • Progresjon i opplevelser og ferdigheter
  • Stadig nye utfordringer slik at utøveren flytter grenser
  • Effektiv organisering
  • Saklig og presis informasjon
  • Kreative løsninger
  • Fleksibilitet ved problemløsning

Som trener er du ansvarlig for god kommunikasjon

Politiattest

Politiattest skal avkreves av personer som leder av UROkråkene mener skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Personer under 18 år skal også avkreves politiattest. Den nedre grense er 15 år. Det er bedre å ha for mange attester enn for få.

Attestordningen håndteres av leder Økonomileder.

Hva skal idrettslaget gjøre?

  • Styret skal avkreve politiattest av alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming.
  • Styret skal oppnevne en person som er ansvarlig for å håndtere ordningen med politiattest i idrettslaget. Det skal også oppnevnes en vararepresentant.
  • Idrettslaget skal ikke gi oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming til personer som ikke fremviser politiattest eller som har anmerkninger på attesten.
  • Idrettslaget kan når som helst kontakte NIF for råd og veiledning i disse sakene på telefon 800 30 630 eller på e-post til politiattest@idrettsforbundet.no.

Utmerkelser og æresbevisninger

Æresmedlemskap

Æresmedlemmer i klubben kan etter forslag utnevnes av styret.

Stipend

Prestasjonsstipend

Prestasjonsstipend tildeles utøvere i OK Moss som har fått følgende plasseringer i Hovedløpet langdistanse, hovedløpet sprint samt alle individuelle distanser i junior NM og junior NM stafett.

 Hovedløpet, langdistanse og sprint: 

1. plass:kr. 3000,-
2. plass:kr. 2000,-
3. plass:kr. 1000,-

 Junior NM, individuelle distanser: 

1. plass:kr. 6000,-
2. plass:kr. 5000,-
3. plass:kr. 4000,-

 Junior NM, stafett: 

1. plass:kr. 3000,- til hver løper
2. plass:kr. 2500,- til hver løper
3. plass:kr. 2000,- til hver løper

Utdeles på MM Ultralang i november.
Stipendet skal brukes til utstyr eller samlinger i orienteringssammenheng.
Hvis en utøver får flere topp 3 plasseringer i nevnte konkurranser i løpet av en sesong legges stipendsummene sammen løp for løp.

Levert av IdrettenOnline